"Me enoja que me dejen colgada con un trabajo pedido"

Hola, Andrea

Si hay algo que me saca de quicio es que me dejen colgada. Hace quince días le pedí a Martín, uno de mis colaboradores, que preparase la presentación de los avances en el desarrollo de un nuevo servicio de banca móvil para la reunión mensual del área. Hoy, faltando solo un día, me entero que todavía no lo hizo. Y me entero porque fui y le pregunté. Él no fue capaz de venir a decírmelo, y además trató de justificarse diciéndome que tenía mil cosas que hacer y que no sabía que armar esa presentación fuera tan importante. Sus excusas me enfurecieron más todavía. No entiendo cómo se puede ser tan irresponsable. Si tenía problemas, me tendría que haber avisado antes, cuando todavía teníamos tiempo. Ahora ya es tarde. Aunque trabajemos toda la noche, la presentación no va a tener la calidad que me gusta, y soy yo la que tiene que poner la cara. Siento que Martín me falló, es una gran desilusión. Esto me pasa seguido, con muchos que trabajan conmigo.

Gracias por tu consejo, Jimena (45)

Hola, Jimena.

Coincido con vos en que este tipo de "sorpresas" son muy irritantes. Cuando delegamos una tarea, tenemos que poder confiar en que el otro la va a hacer en tiempo y forma. Martín dejó la tarea en remojo en forma unilateral, y no te avisó. Eso, sin duda, es un problema. Pero antes de "enfurecerte" es bueno que reflexiones: ¿hay algo que hubieras podido hacer distinto, y que puedas hacer a futuro, para no llegar a esta situación?

Por lo que me contás, Martín alega que no pudo cumplir porque estaba sobrecargado de trabajo y no sabía que terminar la presentación era tan importante. Y aunque eso no lo excusa de su irresponsabilidad, es un factor a tener en cuenta. Muchas veces, sin darnos cuenta, seguimos apilando pedidos sobre la misma persona y no somos claros para definir el orden de prioridades y la urgencia de cada una de ellas. Nuestro propio desorden termina desordenando al otro.

Para que puedas volver a confiar en Martín, y para que no te vuelva a pasar lo mismo con él ni con ninguna otra persona, te propongo un circuito de delegación eficaz para que se pueda ir construyendo una cultura de autonomía y responsabilidad: En primer lugar, al elegir a quién vas a entregar la tarea, es conveniente que te preguntes: ¿esta persona sabe cómo hacerlo, está lo suficientemente preparada?, ¿tiene los recursos que necesita?, ¿tiene tiempo para hacerlo en el plazo establecido? Si no tomás en cuenta estas variables, quizás le estés pidiendo lo imposible.

En segundo lugar, es fundamental que comuniques con claridad el contexto de la tarea, de modo que el otro pueda entender cómo encaja en los objetivos del área y la organización. En el caso de Martín, para vos es obvio que esa presentación es una carta clave para la continuidad del proyecto que liderás. Que es una vidriera para mostrar tu desempeño y el de tu equipo, y por tanto no solo tiene que ser precisa, sino atractiva. Pero quizás para él no sea tan obvio, y menos si está ocupado en otras tareas que también se le asignaron como prioritarias y urgentes. Cada vez que delegues, asegúrate de ser precisa para comunicar el qué, el porqué y el cuándo, y tal vez el cómo, si es que necesitás que se haga de una manera determinada.

También es importante que establezcas escalas en el viaje hacia el objetivo. Si la presentación es en quince días, ¿por qué dejaste pasar catorce antes de chequear cómo iba Martín con ese encargo? Cada vez que asignes una tarea, planificá instancias de revisión y seguimiento. Así te anticipás a los problemas y tenés tiempo de hacer cambios y correcciones junto con tu colaborador para llegar puntualmente a la fecha establecida con la calidad que esperás.

Por último, reforzá el compromiso. "El que avisa no traiciona", dice el refrán. Si tus colaboradores creen que el plazo no es realista, que no pueden enfocarse en esta tarea si no dejan de hacer alguna otra, si dudan de su capacidad para hacerlo bien o a tiempo, si deciden que no lo van a poder hacer… antes de "cerrar" el acuerdo hay lugar para negociar, sugerir y vacilar. Pero una vez que aceptan el compromiso, la pelota queda de su lado de la cancha, y no la pueden dejar caer, salvo que avisen a tiempo. Tienen que saber que vos esperás de ellos responsabilidad, madurez y profesionalismo. Que si en el correr de los días te anticipan sus dificultades, si te piden ayuda, van a encontrar en vos una aliada en estado pleno de comprensión, flexibilidad y apoyo. De lo contrario, tendrán que enfrentarse a tu enojo y tu desilusión. Porque "dejar colgado" al otro es una herida en la confianza que cuesta mucho reparar y, aun así, las cicatrices quedan.

¿De dónde vamos a sacar el tiempo para delegar con tanto detalle, para dar tantas explicaciones?, me preguntan. ¡Es demasiado trabajo! Sin embargo, "Mejor prevenir que curar", como dice otro refrán. Sin duda lleva tiempo y da trabajo, y hay que tener paciencia, porque no es magia. Nadie es infalible. Puede pasar que a alguien se le complique, o que no sea responsable, y te deje colgada. Pero cada vez va a ser más raro, porque el orden y la anticipación cuando hay dificultades nos beneficia a todos, nos hace más eficaces y allana el camino hacia la autonomía.

Hacer una inversión fuerte en generar una cultura de responsabilidad nos ahorra sorpresas. En vez de andar a los apurones emparchando lo que se hizo mal o lo que no se terminó, en vez de sentirnos traicionados, poco a poco vamos a poder relajarnos y confiar en que cada uno va a hacer lo que se comprometió a hacer.

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