WhatsApp para trabajar: ¿una herramienta útil o una invasión más de la vida personal?

Son las 8 de la tarde. Hace ya bastante que ha dado por cerrada la jornada laboral y está hablando con unos amigos por WhatsApp. De pronto, una notificación flotante le hace ver que ha recibido un nuevo mensaje en esa misma aplicación. Es su jefe, un compañero de trabajo, un cliente, un proveedor. ¿Debería leer el mensaje para ver si es urgente? ¿O, aunque no lo sea, para responder? Es muy posible que hayan visto que está en línea, pero, incluso si tiene WhatsApp configurado de forma que no se vea esa información, incluso si tiene muy claro que no va a contestar hasta el día siguiente, el trabajo ya se ha colado en su tiempo de ocio. Ha pasado de estar charlando con amigos a pensar en sus obligaciones laborales.

En realidad, esto puede pasar también con un email de trabajo o con la aplicación de mensajería Slack si no has desactivado las notificaciones, pero el caso de WhatsApp va más allá. “El problema de esta herramienta es que lo tenemos en nuestro móvil y no sabemos si el aviso que suena es por la conversación con un amigo o por algo del trabajo, y, cuando te das cuenta, ya has visto que te piden algo del trabajo, y eso te desequilibra”, explica Eva Rimbau, profesora de Recursos Humanos y Organización de la Universidad Oberta de Cataluña (UOC) y especialista en teletrabajo. Sin embargo, precisamente por esa omnipresencia de WhatsApp en casi todos los móviles, la aplicación se ha convertido en una herramienta de uso habitual también en entornos laborales.

“WhatsApp es una herramienta de tecnología híbrida, va a caballo entre el teléfono, habitual para una comunicación puntual y síncrona, y el correo, una herramienta asíncrona que permite el envío de archivos, etc. Esta aplicación permite las dos posibilidades: tanto el envío de archivos como la comunicación inmediata”, explica Juana Rubio-Romero, doctora en Filosofía, profesora en la Universidad de Nebrija y especialista en investigación social y comunicación, que ha investigado mucho sobre la utilización de WhatsApp. Además, apunta a otro factor que explica por qué se usa la aplicación también para el trabajo: “Es una herramienta de uso generalizado que está en nuestro día a día”. Es decir, casi todo el mundo la tiene instalada en su dispositivo móvil.

Sobre cómo la aplicación fue conquistando nuestros teléfonos inteligentes se ha escrito mucho. Lanzada en 2009, en España se convirtió rápidamente en la primera que se descargaban los usuarios en cuanto se pasaban a un smartphone. En la actualidad, según un informe de We Are Social y Hootsuite, el 91% de los españoles utilizan la aplicación, que desde 2014 es propiedad de Facebook (ahora Meta).

Es más difícil saber cuántos de esos usuarios usan este servicio —la versión clásica, no WhatsApp Business— también para temas de trabajo, pero hay algunas pistas. Un estudio de 2019 de la herramienta de comunicación interna Speakap decía que el 53% de los trabajadores de primera línea que trabajan en tiendas u hospitales usaban WhatsApp y Facebook Messenger para temas relacionados con el trabajo. En enero de 2020, según la app de mensajería instantánea Guild, el 41% de los británicos utilizaba WhatsApp para temas laborales. Todo esto, antes de la pandemia.

Qué dice la ley

La presencia en la aplicación de mensajes relacionados con el trabajo es, por lo tanto, habitual, pese a que en sus propios términos y condiciones se prohíbe cualquier uso no personal de WhatsApp. Pero también hay que tener en cuenta qué dice la ley al respecto: “Fuera de las jornadas de trabajo no se pueden recibir mensajes laborales, tenemos derecho a la desconexión digital”, resume Purificación Morgado, profesora de Derecho del Trabajo y Seguridad Social de la Universidad de Salamanca. En ese caso, además, da igual si el teléfono es personal o si es el de la empresa.

Para mensajes dentro del horario laboral, el trabajador “tiene que dar consentimiento a la empresa para que le pueda enviar wasaps”, explica la experta. Además, debe haber un compromiso por parte de la compañía “respecto a la confidencialidad y seguridad de esos datos, porque el teléfono, la foto de perfil, etc., se consideran datos personales del trabajador”, asegura Morgado.

Por otro lado, el empleado podría negarse a dar ese consentimiento, al tratarse de “un dispositivo digital y telemático de posesión personal de la persona trabajadora”, explica Francisco Trujillo Pons, autor del libro La desconexión digital en el ámbito laboral (Tirant lo Blanch, 2021), doctor en Derecho y profesor en la Universidad de Valencia. El experto añade que el empleado podría negarse incluso a usar WhatsApp en el teléfono de la empresa “porque sabe que ello puede incrementarle la carga de trabajo y, a la postre, padecer la conocida por la propia Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales como fatiga informática”. Sin embargo, concede que esa negación con un teléfono de empresa puede perjudicar al trabajador si la compañía usa WhatsApp “como medio de comunicación corporativo”.

Más allá de lo que dice la ley al respecto —que Purificación Morgado cree que la mayoría de las empresas desconocen y, por lo tanto, no piden el consentimiento a sus empleados—, lo cierto es que es muy fácil encontrarse en una situación en la que el móvil personal se llena de mensajes de trabajo, ya sea porque es uno mismo quien los envía o porque alguien con quien se tiene una relación laboral emplea ese medio como vía de comunicación.

Para la investigadora Juana Rubio-Romero, “hay un uso correcto, la parte informal”, en la que es una herramienta útil. Como ejemplo de este uso, cita el hecho de reforzar “las relaciones laborales y de camaradería entre los equipos, coordinar una actividad puntual o para compartir un documento de forma síncrona y rápida”. Además, permite respetar los tiempos del otro, “no como una llamada de teléfono, que es más invasiva”.

Sin embargo, alerta también sobre la utilización incorrecta: la que es para comunicación formal o en la que no se respetan los tiempos de la otra persona. Recomienda pensar antes de enviar un mensaje de estas características si la persona está dentro de su jornada laboral y si realmente usa la aplicación para temas laborales. Además, hay que tener en cuenta que nos solemos sentir obligados a contestar de manera inmediata, porque “en el contexto cultural digital, las tecnologías no son neutras y nos incitan a comunicarnos de una determinada forma”. Así, ese mensaje que se envía a alguien con quien existe una relación laboral puede suponer una invasión de su tiempo personal.

La especialista en teletrabajo Eva Rimbau también recomienda pararse a pensar un momento antes de enviar un mensaje de trabajo por WhatsApp: “Es importante aprender a distinguir qué preguntas realmente necesitan respuesta inmediata (esas sí se podrían canalizar por chat) y cuáles pueden esperar a que el destinatario les dedique el tiempo que tenga predeterminado para responder correos electrónicos o mensajes por otros canales de comunicación asíncronos”, explica. Aun así, recuerda que hay herramientas de conversación más orientadas al trabajo, que permiten “ordenar mejor las conversaciones y pueden utilizarse más cómodamente desde el ordenador, como Slack, que además permite limitar los horarios en los que recibes mensajes, marcando unas horas de descanso en las que no serás notificado”.

Desde el punto de vista de quien recibe esos mensajes —ya sean de compañeros de trabajo o superiores, de clientes, etc.—, el experto en desconexión digital en el trabajo Francisco Trujillo Pons propone una serie de prácticas para defenderse, en cierto modo, de llenar la vida personal de notificaciones laborales: cambiar el estado en WhatsApp a ausente y modificar la aplicación “para que no aparezca el ya conocido por todos ‘doble check azul”. Esto hace que WhatsApp pase a ser “un medio asíncrono y no síncrono, de forma que se rompería la expectativa de respuesta y esa fatiga y sensación de urgencia que, eventualmente, puede padecer el trabajador”.

El experto alerta también de los cambios que ha traído la pandemia y de la importancia de establecer esos límites: “La aplicación está siendo utilizada como una suerte de correo electrónico profesional y los abundantes mensajes que reciben los trabajadores pueden aumentar, de forma considerable, sus niveles de tensión ante mensajes no respondidos. Esta función [de desactivar la confirmación de lectura] es muy importante porque, si siempre se tiene habilitada, el trabajador tiene la tentación y la sensación de angustia por contestar porque sabe que su superior o jefe le ha leído la comunicación y se encuentra a la espera de una contestación inmediata”.

Todos coinciden en que lo mejor es optar por una herramienta distinta o tener un móvil diferente para cuestiones de trabajo. “Usar el móvil personal para cuestiones laborales es muy cuestionable”, sentencia Eva Rimbau. Aunque puntualiza también que “hay muchas personas a quienes no les importa”.

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