Telepresencia, una ilusión que ahorra dólares

La crisis económica provocó en las empresas varios recortes. Por ejemplo, se han disminuido los viajes de empleados. Pero precisamente en momentos de crisis es cuando se toman importantes decisiones. Para eso se necesita que los ejecutivos se sienten en la misma mesa y traten cara a cara los asuntos. Incluso si trabajan en países y hasta en continentes diferentes. En esos casos, la telepresencia aparece como una solución conveniente. "Permite reducir de forma considerable los gastos de viaje y ahorrar tiempo de los ejecutivos", resume Roberto Ricossa, vicepresidente de Marketing de Nortel.

¿Qué es la telepresencia? "Es un sistema que permite la recreación de salas de reuniones de forma virtual, pudiendo incorporar a participantes que se encuentran en lugares distantes de manera tan real como si efectivamente estuvieran presentes", explica Diego López, gerente de Marketing de Datos e Internet de Telefónica Empresas.

Se basa en IP (Internet Protocol) y es capaz de crear la ilusión de estar ahí , más allá de la distancia que separe a los participantes.

Equipamiento

"Una compañía que desee contar con telepresencia necesita, en primer lugar, un enlace a Internet de banda ancha poderoso y simétrico, que pueda soportar tráfico de video y voz de alta calidad", comenta Pablo Casal, director de Marketing y Comunicaciones de IPlan.

Se requiere además de una o más pantallas, cámaras de video, un avanzado sistema de micrófonos, altavoces e iluminación de diseño especial. Algunas empresas proveedoras incluyen una mesa semicircular exactamente igual en cada sala.

"Hay varios modelos de salas de presencia, las más pequeñas con dos sillas y la más grande, para 18 personas. Pero lo importante es que pueden realizarse muchas sesiones simultáneas. Pueden integrarse hasta 48 salas en la misma reunión", explica Sergio Fernández, gerente de Desarrollo de Negocios de Comunicaciones Unificadas de Cisco.

Las aplicaciones que tiene esta herramienta son innumerables, no sólo es útil para hablar entre los empleados de una misma empresa, también pueden utilizarla para reunirse con proveedores y clientes. "Existen casos en los que es muy importante para el área de salud, por ejemplo para realizar diagnósticos o consultar a especialistas que se encuentran alejados", ejemplifica Fernández.

"No es lo mismo que la videoconferencia -se apresuran a aclarar los especialistas-, que tiene menor definición de imagen y calidad de sonido." "Otro diferencia con la videoconferencia es la seguridad. Algunos gobiernos probaron la sesión de telepresencia y trataron de interferir la llamada telefónica para probar su vulnerabilidad, pero no pudieron escuchar o ingresar en la sesión", destaca el gerente de Cisco.

Según estudios de Nortel, una compañía que gasta hasta un total de 23 millones de dólares anualmente en viajes puede utilizar la telepresencia para recuperar hasta 385.000 horas de productividad y ahorrar hasta 7 millones de dólares.

"Una empresa que cuenta con 382 salas, distribuidas en 42 países y 143 ciudades, y que las utiliza aproximadamente cinco horas diarias, ha generado más de 5000 reuniones semanales. Esto provocó un ahorro de 260 millones de dólares, debido al incremento de la productividad y el ahorro en viajes", cuentan en Cisco.

Pero aún los costos son una barrera para las empresas más chicas, ya que este tipo de soluciones cuesta entre 30.000 y 300.000 dólares, según el equipamiento y la cantidad de salas requeridas.