Qué es lo que tu microempresa necesita saber sobre tecnología

Empieza el dia 7 am. Matías de 58 años llega a la oficina se hace el mate y suena el teléfono. 10 clientes no recibieron sus pedidos y nadie sabe dónde están. Entre llamada y llamada tratando de solucionar el caos, recibe un mensaje de su hermano que está haciendo la contratación del nuevo puesto para la empresa, tiene 200 currículums para leer (porque usaron una plataforma online para publicar el aviso) y no tiene ni idea de cómo elegir el mejor. Unos minutos más tarde entra su administrativo para decirle que no hay más resma de hojas, que no hay más yerba y no funciona la PC. Cerca de las 3 de la tarde quiere ver qué reuniones le quedan en el día y se da cuenta que se dejo la agenda en la casa. Ingresa a su cuenta de banco y se entera que el contador no le hizo el proceso con AFIP, por lo que le embargaron las cuentas donde tiene los sueldos para los empleados de ese mes.

La microempresa como motor

No es novedad que la vida de las MiPyme (micro, pequeñas y medianas empresas) argentinas está llena de altibajos, desde la regulación e impuestos que las asfixian, pasando por la poca formalización de procesos y baja implementación de soluciones tecnológicas. Aún de cara a esta situación, las MiPyme tienen el potencial de ser el pilar de desarrollo e innovación del país. Actualmente en la Argentina hay 605.626 empresas, 83% de las cuales son microempresas; 16,8%, pymes, y solo 0,2% grandes compañías, según el Observatorio del Ministerio de Producción Argentino, proporcionando el 80% del empleo del sector privado. En una nación donde los ojos están puestos en la inversión y apuesta de las grandes empresas por el país, la verdad es que el retorno económico de Argentina depende mucho más del desarrollo de sus mini Pyme que de las grandes corporaciones.

Como emprendedores y empresarios no podemos influir en el corto plazo en el cambio de las políticas que impactan en nuestros negocios (digo "corto plazo" porque definitivamente podemos lograrlo en el mediano), pero sí podemos hacerlo en la optimización de los procesos y la implementación de herramientas que mejoren nuestra gestión diaria, y nos ayuden a disminuir costos y tiempos de trabajo. La adopción de tecnología dentro de un microemprendimiento se traduce en uno de sus mayores factores de crecimiento independientemente del tamaño o el sector de actividad. No importa el rubro en el que se encuentre una empresa, en un momento en que la rentabilidad es la clave de la supervivencia económica, pueden beneficiarse de la implementación de estrategias online para captar clientes, servicios basados en la nube, análisis de datos, sistemas de facturación, cobranza y seguimiento de stock online, entre otros.

Incorporar tecnología para crecer más

Un estudio del Boston Consulting Group elaborado sobre los beneficios de la adopción de las TIC por las MiPyme, encuestó a más de 4000 empresas en todos los sectores de la industria en cinco países -Alemania, India, Estados Unidos, China y Brasil- para descubrir el vínculo entre la adopción de tecnología exitosa y el desempeño empresarial. El estudio muestra que, independientemente de su país, los empresarios que adoptaron tecnología aumentaron sus ingresos anuales un 15% más rápido que sus competidores. Además, lograron crear empleos dos veces más rápido que otros negocios pequeños.

El informe también encontró que en esos cinco mercados, incluso si sólo el 15% de las Pyme que quedan rezagadas en la implementación tecnológica y el 30% de las Pymes que utilizan moderadamente la tecnología adoptaran herramientas informáticas modernas y avanzadas, podrían incrementar sus ingresos combinados en 570.000 millones de euros y crear más de seis millones de nuevos puestos de trabajo.

Aunque la lista de oportunidades digitales para microemprendimientos es larga, la lista de las barreras para la adopción de la tecnología es, por desgracia, aún más larga. Los propietarios de micro, pequeñas y medianas empresas a menudo dudan en implementar nuevas tecnologías porque carecen de los recursos, la experiencia y el personal para gestionarlas adecuadamente. Para aquellas mini o micro Pyme que decidan implementar un cambio tecnológico, hay luz al final del túnel. Existen muchas herramientas, en muchos casos gratis o con costos de acceso muy bajos, que permiten ampliar el alcance de un negocio a potenciales clientes y ahorrar miles de pesos en procesos diarios.

Seis herramientas digitales

Algunas herramientas que recomendables para desarrollar empresas, validar ideas de negocios y disminuir costos:

• Página Web: hoy en día, donde el 77.4% de las búsquedas online mundiales se hacen a través de Google, el sitio web de una empresa es el principal punto de acceso de un cliente potencial para su negocio. Herramientas como Strikingly permiten de forma gratuita o por unos pocos pesos desarrollar una página web que en minutos puede estar online lista para recibir consultas, enviar presupuestos y cerrar ventas.
• Llegar a posibles clientes: ya con la web armada puede, con un presupuesto menor a 20 pesos por día, posicionar su empresa/negocio en el principal motor de búsqueda mundial gracias a Google Ads o abrir (gratis) una Página de Facebook de su negocio y posicionarla a través de Facebook Ads. ¿Tiene una peluquería en Chacarita? Facebook y Google le permiten poder llegar específicamente a las personas que podrían ser sus potenciales clientes y que efectivamente conozcan sus servicios por 20 pesos.
• Contabilidad y administración diaria: Colppy, emprendimiento argento, permite llevar la contabilidad y administración de toda tu empresa online, emitir factura electrónica AFIP, seguimiento de cobros, pagos, reportes administrativos y seguridad de datos. Ayuda a reducir tiempos de gestión, procesos y evitar el desarrollo de una plataforma propia para la facturación.
• Organización de procesos: para las empresas pequeñas que tienen equipos en distintos lugares geográficos o diversas áreas, Trello , herramienta de gestión de procesos, permite agrupar todas las tareas de los equipos en una misma pantalla, dar seguimiento y ser accesible por todo el equipo. Al igual que una pizarra de oficina se puede ver el proyecto general, tareas e informes de progreso. En lugar de perder tiempo enviando muchos correos o perder foco, Trello optimiza el tiempo diario ahorrando horas de trabajo en seguimiento de tareas, y es gratis.
• Almacenamiento y trabajo colaborativo: para todas las cuentas de correo Gmail cada usuario recibe gratis acceso a grandes ventajas competitivas que puede aplicar a su negocio. El acceso a Google Drive desde tu cuenta de Gmail permite tener 15 GB gratis de almacenamiento en la nube y la posibilidad de guardar todo tipo de archivos para acceder desde cualquier dispositivo y lugar ya que opera en la nube. No es necesario descargar ni instalar nada, todo funciona desde internet. Ofrece la posibilidad de crear archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones tipo PowerPoint que podes compartir y modificar (o crear) de manera colaborativa, con quien decidas y a quién le otorgues permiso vía e-mail para acceder a los archivos. Esto optimiza tiempos y facilita la construcción de ideas y documentos entre empleados y colaboradores.
• Tu propio diseñador grafico, gratis: ¿no tenés recursos para invertir en un diseñador gráfico? Con herramientas como Canva o Piktochar podés encontrar y diseñar de una manera muy simple y gratis todo lo que necesites a nivel gráfico para tu empresa. Brochures, flyers, presentaciones, trípticos, dípticos, tarjetas personales, todos en formato de plantillas editables para que copies y pegues información, descargues en formato .pdf .jpg o .png e imprimas o publiques. ¿Ya dije que era gratis?

En este caso son seis herramientas, 5 gratis y 1 paga que ayudan a optimizar los tiempos de trabajo de nuestros negocios, pero existen innumerables soluciones tecnológicas para los diversos problemas que podamos encontrar en la gestión diaria de una empresa; si el problema existe, seguramente alguien ya desarrolló la plataforma o aplicación que ayuda a resolverlo. Aunque las barreras, altibajos y sobreregulación son una realidad inevitable para las mini Pyme argentinas, todavía quedan acciones bajo nuestro control que podemos implementar para optimizar nuestro trabajo diario y el de nuestra empresa. Queda en nosotros identificar las situaciones a nuestro alcance mejorar y hacer lo posible por resolverlo: la tecnología está a nuestro servicio para lograrlo.

Sofia Contreras es asesora estratégica de empresas, incubadoras y aceleradoras. Co-fundadora de Chicas en Tecnología.

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