Palabras mágicas para ordenar el caos de Gmail

Hasta 2004 las cosas estaban más o menos bajo control. Los dueños del correo electrónico, como Microsoft (Hotmail) y Yahoo!, ofrecían bandejas de entrada de 5 megabytes (MB). Sí, mega. En un mundo de mensajes de texto, no estaba mal. Parece poco, pero equivalía a unos 4200 mails de una carilla. Palabra vieja, pero significativa. Esas bandejas de entrada, que hoy nos parecen de juguete, podían almacenar más de 8 resmas de papel. Virtualmente, claro. Aún así, conseguíamos administrarlas con cierta dignidad.

Pero las imágenes, los PDF, los documentos de Excel y Word y los desmesurados y en general insulsos PPT ya habían plantado su bandera en el espacio virtual y los 5 MB pronto empezaron a tirarnos de sisa. Entonces Google lanzó Gmail. Tal vez fue para celebrar su salida a la bolsa de valores. No lo sé. Pero patearon el tablero; fue una de las primeras señales de que iban por todo. En lugar de 5 MB la primera versión de Gmail ofrecía 1 gigabyte (GB). Es decir, 200 veces más que Hotmail o Yahoo! Mail. Habíamos pasado de 8 a 1600 resmas. O sea una pila de papel de 80 metros de altura. Veinte metros más que el obelisco.

Oh, sí, allí fuimos, como polillas atraídas por la luz, sin pensar en que cuando no hace falta borrar nada el amontonamiento puede volverse ingobernable. Que fue exactamente lo que ocurrió. Entusiasmado, en un mundo que veía desplomarse el costo del almacenamiento –prefigurando toda la cosa Nube que se venía–, Google redobló la apuesta y llevó la casilla de Gmail a 2 GB. Hoy ese valor está en 15 GB y la pila de papel ya es una montaña de 1200 metros de altura. Microsoft, mediante Outlook.com, ofrece hoy almacenamiento ilimitado. ¡Hasta el infinito y más allá!

Hace justo 3 años (por algún motivo en esta época del año me da por limpiar el mail) escribí acerca de cómo filtrar los correos, para moverlos, borrarlos, etiquetarlos, reenviarlos o archivarlos automáticamente. Se trata de una vieja herramienta de los clientes de e-mail que los veteranos conocen como reglas de correo. Es la única, tenue barrera que nos separa del alud electrónico.

Pero las reglas (o filtros, en la jerga de Gmail) no son suficientes cuando la acumulación aluvial suma, como es mi caso, unos 10.000 mensajes. O eso dice la pantalla. No los conté, confieso. Me da la impresión de que son más. Como 10 millones, digamos.

La cuestión es que liberar espacio, encontrar un mail en particular, incluso dar con un adjunto que sabemos que nos enviaron en algún momento de, digamos, 2014, todo eso se convierte en una empresa que está en la misma categoría que escalar el Everest. O, para el caso, una pila de 1200 metros de papel.

Entran en escena los operadores de búsqueda avanzada de Gmail. Son, grosso modo, palabras o frases que permiten refinar una búsqueda según un número bastante amplio de criterios. Por ejemplo, ¿cuántos mensajes tengo sin leer entre el 1° de enero de 2008 y el 1° de enero de 2012 que no fueron marcados como importantes? Si no los leí hasta ahora y no me parecieron destacables, ya, fue, es hora de borrarlos. ¿Suena bien? Sí, y se pone mejor. A propósito, Oulook.com proporciona herramientas similares, que trato más abajo.

Bordado a mano

Esta columna nació cuando un amigo logró agotar el espacio de almacenamiento de su Gmail (sí, en serio) y descubrió que no había forma de ordenar los mensajes por tamaño. Sólo podía listar los que ocuparan cierta cantidad de bytes. Habituados como estamos a las herramientas de Windows, Mac y Linux, esto suponía un obstáculo. Pero resulta que la búsqueda de correos que robaban espacio y merecían borrarse podía hacerse incluso mejor en Gmail que en una carpeta de Windows. Allá vamos.

La pantalla de Gmail está dominada por la lista de mensajes. Justo arriba hay una serie de botones (Seleccionar, Actualizar, Más, etcétera) y, por encima de esos botones, una gran caja vacía con una lupa. Es donde usualmente ingresamos criterios para encontrar mails. Y es allí donde los operadores de búsqueda avanzada hacen su magia.

Algunos de estos operadores son bastante obvios. Por ejemplo, from: sirve para listar los mensajes de cierto remitente. Dato: no hace falta poner toda la dirección de correo, incluida la arroba y el dominio. Con una parte funciona, salvo, claro, que tengamos varios amigos cuyas direcciones son casi iguales. Por ejemplo (observen que no hay que dejar ningún espacio después de los dos puntos.):

from:juanpablo

La cosa se pone mucho más interesante desde el momento en que los operadores se pueden combinar. Por ejemplo, busquemos todos los mensajes de juanpablo en cuyo asunto se menciona la palabra presupuesto. Se haría así:

from:juanpablo subject:presupuesto

Por supuesto, las comillas pueden usarse para los asuntos con más de una palabra.

from:juanpablo subject:"solicitar cuota"

También from: acepta comillas. Así:

from:"Juan Pablo" subject:"solicitar cuota"

Fantástico. Ahora bien, como juanpablo es el administrador de la empresa, un número demasiado grande de sus correos mencionan la palabra presupuesto en el asunto, así que terminamos de nuevo con una lista gigante. Hay que refinar un poco más. Agreguemos un rango de tiempo:

from:juanpablo subject:presupuesto after:2015/1/1 before:2016/1/1

Es decir, todo lo que nos envió durante 2015. Perfecto, ahora la lista se acotó lo suficiente como para limpiar lo que no sirve o encontrar lo que buscábamos.

¿Dijimos limpiar? Vamos por los principales responsables de que el espacio empiece a agotarse: los adjuntos. En el caso de Google, los 15 GB de Gmail son los mismos que los de Drive, por lo que si tenés 5 GB de mensajes, sólo te quedan 10 GB para Drive. Y todo suma. O resta, más bien.

Busquemos, pues, todos los mensajes con adjuntos de 5 MB que recibimos durante 2009, 2010 y 2011. En ese caso, deberíamos escribir:

size:5000000 has:attachment after:2009/1/1 before:2012/1/1

El ejemplo de arriba da cuenta del servicio que presta has:attachment, pero si no nos importa discriminar los mensajes que tienen adjuntos, también funcionaría si ponemos:

size:5000000 after:2009/1/1 before:2012/1/1

El operador has: (tiene) puede emplearse también para decirle a Gmail que muestre sólo los mensajes con una estrella amarilla (o de cualquier otro color, para el caso). Por ejemplo,

has:blue-star

Si te estás preguntando por qué sólo tenés estrellas amarillas, la respuesta es que hay que activar las demás desde la pestaña General de la configuración de Gmail. Una vez hecho esto, para cambiar el color de la estrella (o escoger otro símbolo; hay varios) sólo hay que darle clic a la estrellita blanca que se ve junto a cada mail hasta que aparezca el color o el símbolo que buscamos.

El operador size: tiene dos socios muy útiles, larger: (mayor que) y smaller: (menor que). En rigor, size: funciona igual que larger:. Supongamos que queremos encontrar todos los mensajes que tengan estrella amarilla y sean de más de 1 MB. En ese caso, habría que escribir:

larger:1000000 has:yellow-star

Del mismo modo que en las búsquedas de Google (es, en el fondo, el mismo motor), el signo menos (-) sirve para excluir de los resultados aquellos mails que contengan ciertas palabras, sin importar dónde. Por ejemplo, para buscar todos los mensajes que recibimos en 2012 y que ocupan más de 1 MB y en los que no aparecen las palabras Juan y Pedro, la línea sería:

after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -juan -pedro

Y para asegurarnos de que no se incluyan los mensajes que guardamos como borradores, añadimos el operador in:, en este caso con inbox:

after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -juan -pedro in:inbox

Por cierto, también podríamos buscar algo en los Borradores, que es algo así como ese cajón donde guardamos de todo. Para eso se usa el operador in:draft. Por ejemplo:

in:draft subject:boceto

O sea, todos los mensajes en Borradores cuyo asunto diga boceto. Si no ponemos el operador subject:, listará todos los mensajes guardados como borradores en los que aparezca la palabra boceto, en cualquiera de los campos, incluidos from:, to: (para), cc: (con copia) y bcc: (con copia oculta).

Lo genial es que el signo menos también funciona con operadores. Así, se pueden excluir de la lista los mensajes con estrellas, que supuestamente son más importantes para nosotros. De este modo:

size:1000000 -juan -pedro in:inbox -has:yellow-star after:2012/1/1 before:2013/1/1

O bien, si usás estrellas de varios tipos:

size:1000000 -juan -pedro in:inbox -is:starred after:2012/1/1 before:2013/1/1

Y aún podríamos refinar más, de esta forma, para descartar dos remitentes:

size:1000000 -from:juan -from:pedro in:inbox -is:starred after:2012/1/1 before:2013/1/1

Otra aplicación del signo menos es decirle que liste todos los mensajes recibidos en cierto período, que ocupan más de 1 MB y que no son importantes, así:

after:2012/1/1 before:2013/1/1 size:1000000 -is:important

Podría seguir con los ejemplos, pero creo que estos son suficientes. Gmail recuerda las búsquedas que hicimos (obvio) y muy pronto ni siquiera hará falta tipear todo. El operador smaller: citado antes es interesante porque una parte importante del espacio de la bandeja de entrada se va en pequeñeces, se esfuma por goteo. No es mala idea probar con una línea como:

smaller:50000 -is:starred -is:important is:unread

Es decir, listar todos los mensajes de menos de 50 KB que no tengan estrella ni sean importantes y que no hayan sido leídos. Vulgo: todo eso que nos llega y no le prestamos atención. Se asombrarán de la cantidad de espacio que pueden liberar.

Otra cosa. El operador in:sent (en:enviados) es fun-da-men-tal. Pasados varios años, la cantidad de mensajes que pueden acumularse allí, muchas veces con adjuntos, es monumental.

Aquí, todas las opciones de operadores de búsqueda avanzada de Gmail. Funcionan sólo con la versión Web, por supuesto, no con clientes de Escritorio como Thunderbird, pero esto no es en verdad un problema. La mayor parte de nosotros accede a sus casillas mediante un navegador, y en general usamos el cliente de Escritorio para mantener un backup de los mensajes, no como interfaz principal.

Por cierto, es posible usar la caja de búsqueda que se despliega apretando la flecha, a la derecha de la lupa, pero los operadores que menciono aquí permiten una precisión mucho mayor. Los recomiendo enfáticamente.

Outlook.com

El servicio de correo de Microsoft ofrece hoy prácticamente las mismas funciones que el de Google, sólo que el espacio de almacenamiento es, como dije, ilimitado. También ofrece operadores de búsqueda avanzados con los que, usando otras palabras y frases, se consigue el mismo resultado.

Por ejemplo, se puede poner from:"bobby moore" about:"status report" para buscar los mensajes que vienen de Bobby Moore y en cuyo asunto figuran la frase exacta status report. En lugar de larger: y smaller: se usan los símbolos mayor (>) que y menor que (<), combinados con la palabra reservada messagesize:, de este modo:

messagesize:>5MB (mensajes de más de 5 mega)

messagesize:<50KB (mensajes de menos de 50 kilobytes)

Etcétera. Todo lo que hay que hacer para tomar control de una desbordante casilla de Outlook es aprenderse los operadores y listo. Se los puede consultar aquí.