El manejo de los archivos en Excel

Manejar archivos en Excel 2000 no difiere demasiado de hacerlo con las otras aplicaciones que conforman el paquete de oficina de Microsoft.

Algunos de los comandos, encuadrados en el menú Archivo , son idénticos a los de Word (analizados en el suplemento Informática Nº 208 del 10 de abril de 2000). Entre ellos, Nuevo (o su atajo Ctrl+U ), para generar archivos; Abrir ( Ctrl+A ), para editar libros de trabajo guardados en el disco; Cerrar , para concluir con la sesión de trabajo; Guardar ( Ctrl+G ), que almacena el archivo en las unidades lógicas; Guardar como , que cumple idéntica tarea e incluso permite cambiar el formato de la planilla (adoptando el de otras versiones de Excel u otros programas similares); Vista previa de la página Web , que guarda archivos en lenguaje HTML; Configurar página (aunque este cuadro de diálogo es distinto al de Word); Vista preliminar ; Imprimir ( Ctrl+P ); Enviar a y, por supuesto, Salir , que cierra la aplicación. Los comandos exclusivos de Excel, en cambio, son: Guardar área de trabajo ; Area de impresión y Propiedades .

Del primer grupo, aunque utiliza el mismo nombre que en Word, la instrucción Configurar página , como se dijo, varía sustancialmente en sus características. Ejecútela para analizarla en detalle.

El cuadro de diálogo Configurar página posee 4 solapas: Página , Márgenes , Encabezado y pie de página y Hoja . En la primera encontramos el subtítulo Orientación , con las opciones de radio Vertical (seleccionada por defecto) y Horizontal (apaisado), para seleccionar el sentido de la impresión. Debajo, el grupo Escala cuenta con un control numérico ( spinner ), Ajustar al , para fijar el tamaño, expresado en porcentaje, de lo que queremos imprimir. Tenga en cuenta que disminuyendo este valor (por defecto es del 100%) podrá imprimir más datos si la planilla, al 100%, no puede ser impresa en la hoja, pero a costa de empequeñecer el tamaño de la información. Otra opción de radio, Ajustar a , tiene 2 spinners para determinar la cantidad de páginas a lo ancho y largo que utilizaremos.

A continuación, el cuadro combinado (combo) Tamaño del papel nos deja seleccionar entre las opciones estándares Carta (216 x 279 mm), Legal (216 x 356), Ejecutivo (184 x 267) y A4 (210 x 297). Un segundo combo, Calidad de impresión , permite fijar la resolución (parámetro que, de todas formas, depende del tipo de impresora). Por último, está en Automático la numeración de la primera página.

La segunda solapa de la ventana Configurar página es estéticamente muy dinámica: exhibe una hoja rodeada de controles numéricos para establecer los márgenes Izquierdo , Superior , Derecho e Inferior , así como el espacio disponible para el encabezado y el pie de página. En la parte inferior del cuadro de diálogo se ubica una herramienta muy útil: las casillas de verificación Horizontalmente y Verticalmente que, al ser marcadas, aseguran que los datos queden en el centro de la hoja, lo que proporciona un mayor espacio para imprimir. La tercera solapa, Encabezado y pie de página , sirve para establecer y escribir estas regiones de la hoja.

Por último, la pestaña Hoja cuenta con el combo Area de impresión para determinar el rango (el conjunto de celdas) por imprimir. Le sigue el subtítulo Imprimir títulos , que posibilita establecer una serie de filas en el extremo superior y otra de columnas a la izquierda, conteniendo textos que se repiten en cada hoja impresa.

A continuación, Imprimir agrupa un conjunto de casillas de verificación (deben marcarse para que tengan efecto) importantes. La primera, Líneas de división , activa o desactiva la impresión de los contornos que separan las celdas. Luego Blanco y negro imprime con esas características aunque en la pantalla se utilicen colores para las celdas, números o textos. Por su parte, Calidad de borrador , reduce el tiempo de impresión (disminuyendo la calidad) y ahorra tinta. Finalmente, Título de filas y columnas hace que se impriman las coordenadas de las celdas ( A1 , etcétera).

Grupo de trabajo

De las opciones exclusivas de Excel, Guardar área de trabajo facilita la apertura de varios libros al mismo tiempo si se los utiliza en conjunto. Por ejemplo, usted cuenta con los libros Libro1 y Libro2 , que contienen información complementaria y, por lo tanto, deben estar abiertos ambos. Para que se abran juntos, guárdelos como área de trabajo. Para esto, ejecute el comando Archivo/Guardar área de trabajo , lo que abre el clásico cuadro de diálogo para almacenar archivos. Utilice un nombre significativo y verifique que en el combo Guardar como tipo figure la opción por defecto, Areas de trabajo (si no lo está, abra el listado y selecciónela). Concluya la operación presionando el botón Guardar .

Por su parte, la instrucción Archivo/Area de impresión abre un menú con 2 opciones: Establecer área de impresión y Borrar área de impresión , que sirven para fijar o anular cuál es el rango de celdas por imprimir. Esto es muy importante, porque de no establecerse un área determinada, Excel tratará de imprimir toda la hoja, incluidas celdas con datos que pueden no interesar.

Por último, el comando Propiedades abre una ventana con 5 solapas ( General , Resumen , Estadísticas , Contenido y Personalizar ) que nos brindan información sobre el archivo.

Por Gabriel Tomich

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