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Ejecución rápida de formularios
Mediante el uso de una pantalla principal se evita el tedioso proceso de encontrar y procesar los objetos de una base de datos de Access.
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LA NACIONGabriel Tomich
Los programas administradores de bases de datos, como Access, plantean la posibilidad de contar con numerosos objetos: tablas, consultas, formularios y macros, entre otros, aglutinados dentro del archivo de la base.
Como hemos visto en anteriores entregas referidas a este producto del paquete Office, los formularios, las consultas, las macro y los informes pueden ejecutarse individualmente de manera muy sencilla.
Sin embargo, cuando el número de estos objetos es grande y, en especial, cuando los nombres asignados no son claros o específicos, se debe perder mucho tiempo tratando de identificar cuál es el que se necesita antes de poder ejecutarlo.
Esta cuestión puede solucionarse generando un formulario que haga las veces de distribuidor. Una especie de menú principal de la base.
La herramienta fundamental para desarrollar este formulario de distribución y ejecución de tareas son los denominados botones de comando (ver suplemento Informática Nº 105 del 20-4-98). Esto no es un obstáculo, claro está, para utilizar otros tipos de herramientas.
Como ejemplo práctico desarrollaremos esta pantalla para una base que cuenta con una serie de formularios denominados: Catalogo , Glosario , Coeficientes , Siglas , Fichas y Técnica .
Para crear la pantalla que hará las veces de disparador de cada objeto de la base ubíquese en el contenedor Formularios y presione el botón Nuevo . Desecharemos en esta oportunidad a los asistentes y autoformularios, para realizar la tarea artesanalmente. Por eso, mantenga la opción por defecto, Vista Diseño . Deje en blanco el combo que requiere una tabla o consulta como base del formulario. En éste no hace falta. Presione el botón Aceptar para pasar a la pantalla de diseño.
En ella amplíe el tamaño de la sección de Detalle y mantenga conectada la opción Formato/Ajustar a la cuadrícula del menú principal . Esta configuración permite mayor facilidad para organizar los botones en la pantalla. Sólo en el caso de un ajuste de posición muy fino, desactívela.
Junto con la apertura de la ventana de diseño se despliega en la pantalla la barra denominada Cuadro de herramientas , con todas las que hacen falta para generar los objetos aplicables en un formulario. Luego, busque, presione la herramienta Botón de comando (la cuarta de la columna izquierda) y arrastre el mouse a la zona de Detalle (el puntero es una cruz con un botón debajo). Haga un clic en cualquier cuadrado de la grilla y, sin soltar la tecla, arrastre el mouse ocupando el área de cuatro casillas, para generar un botón cuadrado (por defecto Access los genera rectangulares).
De inmediato, el botón recibe el título de Comando1 y se abre el Asistente para botones de comando . Este posee dos listados, Categorías y Acciones , que nos permiten indicar qué tipo de operación queremos realizar con él. En la primera lista seleccione la opción Operaciones con formularios y, en la segunda, el ítem Abrir Formulario (dado por defecto).
El segundo paso requiere el nombre del formulario que abriremos. Seleccione el que considere conveniente de los que posea en su base. Si sigue los de este ejemplo, utilice Catalogo . En la tercera pantalla del formulario deje la opción para mostrar todos los registros del formulario al abrirlo y continúe.
El cuarto cuadro de diálogo tiene que ver con la estética del botón. En concreto, su fachada tendrá un texto o una imagen. Esta última opción tiene tres posibilidades: permitir la que Access dispone por defecto para simbolizar un formulario, marcar la casilla de verificación Mostrar todas las imágenes para desplegar la biblioteca o presionar el botón Examinar , que permite navegar por los discos y encontrar otras imágenes. La última pantalla requiere un nombre para el botón.
Al apretar el botón Terminar puede que Access reduzca el tamaño del botón. No se preocupe, puede ampliarlo con los cuadrados modificadores de los vértices.
De aquí en más, para modificar cualquier parámetro se debe presionar el botón de propiedades de la barra principal (una mano señalando un listado) o ejecutar el comando Ver/Propiedades . Hágalo y busque el evento Al hacer clic. Luego, haga un clic sobre el campo y presione el botón identificado con tres puntos. Se abre así el editor de código de Access, que nos permite ver el código en el lenguaje visual de Access para abrir un documento.
Para generar los restantes botones puede repetirse el proceso descripto o bien copiar el botón creado. Este procedimiento es sencillo: cliquee el botón y ejecute la combinación de teclas CTRL+C (o Edición/Copiar ) y luego CTRL+V (o Edición/Pegar ). Debajo del existente aparece un segundo botón. Márquelo y edite las propiedades. Edite y modifique Imagen . Posteriormente, haga un clic en la propiedad Al hacer clic, que encontrará vacía. Presione el botón de los tres puntos y, en el cuadro abierto, seleccione la opción Generador de código ; luego acepte.
Pinte todo el código del botón Comando1 -encabezado por la leyenda Private Sub Comando1_Click() -, excepto la primera y la última línea, y cópielo en el programa correspondiente al nuevo botón - Private Sub Comando2_Click() -. Luego, reemplace todos los números 1 del nombre Comando1 por el 2 de Comando2 . Para finalizar, reemplace Catalogo en la instrucción stDocName = "Catalogo" , por el nombre del formulario que corresponda. Así, podrá generar numerosos botones idénticos.
La frutilla del postre es la creación de la macro Autoexec . Este nombre reservado hace que Access ejecute automáticamente, al abrir la base de datos, sus instrucciones. Estas deben ser dos: Abrir Formulario y Maximizar (ver suplemento Informática Nº 114 del 22 de junio último). Así, el sistema comenzará con la pantalla de ejecución.
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