Con tantas distracciones, cada vez cuesta más trabajar

Es probable que en los minutos que le tome leer este artículo haga una pausa para revisar su celular, responda un mensaje de texto, lea un correo electrónico o eche un vistazo a los mensajes en Facebook o Twitter. También podría ser distraído por la conversación sobre el hijo pequeño de un colega o un compañero de trabajo podría detenerse en su escritorio para hacerle una pregunta rápida.

La distracción en la oficina no es nada nuevo, pero conforme se multiplican las pantallas y los gerentes presionan a los empleados para que hagan más con menos, las empresas indican que el problema se está agudizando y está afectando sus negocios.

Muchas compañías se están percatando de que, al menos parcialmente, tienen la culpa.

La tecnología digital ha incrementado la productividad significativamente, pero el día laboral moderno parece estar específicamente diseñado para destruir la atención individual. Las oficinas abiertas y el énfasis en el trabajo colaborativo deja a los empleados indefensos frente al cotorreo de sus colegas.

La incesante ola de reuniones y comunicaciones internas significa que tienen que arreglárselas para realizar su "verdadero trabajo" cuando puedan, ya sea temprano en la mañana o en horas de la tarde.

Eso sin siquiera mencionar la necesidad de combatir la tentación de los mensajes y las actualizaciones en las redes sociales.

"Es una epidemia", sentencia Lacy Roberson, directora de aprendizaje y desarrollo organizacional del sitio de subastas en línea eBay Inc. En la mayoría de las empresas, puntualiza, cuesta "terminar el trabajo diario con todas estas distracciones".

Estudios muestran que los empleados son interrumpidos —o se interrumpen— aproximadamente una vez cada tres minutos, con numerosas distracciones tanto humanas como digitales.

Después de una distracción, un trabajador puede demorar unos 23 minutos en retomar su tarea original, explica Gloria Mark, profesora de la Universidad de California en Irvine, quien estudia las distracciones digitales.

Las compañías ensayan estrategias para mantener la concentración de sus empleados. Algunas limitan el correo electrónico interno —una empresa de hecho lo prohibió por completo— mientras que otras reducen el número de proyectos que los trabajadores pueden abordar a la vez.

Jamey Jacobs, vicepresidente divisional de Abbott Vascular, una filial de la empresa de salud Abbott Laboratories, se percató el año pasado de que sus 200 empleados habían acumulado estrés al tratar de no perder la concentración en medio de la ráfaga cotidiana de correos electrónicos y reuniones.

"Se volvió algo frustrante en lo personal al no estar terminando las labores que querían completar", afirma. Los asistentes a las reuniones revisaban a menudo sus mensajes, intentando hacer varias cosas a la vez y perdían la concentración.

Parte de la solución para el equipo de Jacobs fue una tecnología que a menudo pasa desapercibida: el teléfono.

Jacobs y el consultor de productividad Daniel Markovitz hallaron que los empleados se comunicaban casi todo el tiempo a través del correo electrónico, independientemente de que el asunto fuera común y corriente o urgente, como un problema con los sistemas.

Jacobs y Markovitz les dijeron al equipo que dejaran que la importancia y la complejidad del mensaje determinaran si se iban a comunicar por celular, el teléfono de la oficina o el correo electrónico. Los mensajes verdaderamente urgentes y los problemas complejos merecían llamadas telefónicas o conversaciones en persona, mientras que el correo electrónico se reservaría para los asuntos que podían esperar.

Durante cuatro horas semanales de "tiempo para pensar", los empleados de Intel no tienen que responder correos electrónicos ni asistir a reuniones, a menos que se trate de algo urgente o si son parte de proyectos colaborativos

Ahora, los empleados usan el teléfono más seguido, envían menos correos internos y dicen que cuentan con mayor claridad sobre lo que es y no es urgente, aunque Jacobs sostiene que el personal debe mantenerse al corriente de los correos enviados por los clientes o colegas fuera del grupo.

Roberson, la ejecutiva de eBay, recientemente instituyó como norma no usar dispositivos electrónicos durante algunas reuniones de su equipo, un cambio que las ha vuelto más eficientes, indica.

No todas las distracciones perjudican la productividad. Mark dice que la gente tiende a trabajar más rápido cuando anticipa interrupciones.

Aunque la precisión de su trabajo no se ve disminuida por las constantes interrupciones, el nivel de estrés de los empleados crece en forma significativa, manifiesta.

En el grupo de software y servicios de Intel, en el cual trabajan unas 14.000 personas, los empleados estaban preocupados porque no contaban con el tiempo suficiente para pensar más a fondo sobre la mejor forma de abordar problemas porque pasaban demasiado tiempo intentando mantenerse al corriente de las tareas cotidianas.

Los gerentes decidieron, por lo tanto, implementar un programa piloto que permitiera reservar varias horas a la semana para hacer un trabajo más enfocado en un problema.

Durante cuatro horas semanales de "tiempo para pensar", los empleados no tienen que responder correos electrónicos ni asistir a reuniones, a menos que se trate de algo urgente o si son parte de proyectos colaborativos.

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