Cómo usar Gmail sin sacar las manos del teclado

Ocurrió un poco por casualidad. Como casi todos, uso Gmail con el mouse. Eso, en la computadora. En el teléfono se puede asignar una acción cuando arrastrarnos el mensaje hacia la derecha y otra cuando lo hacemos hacia la izquierda. Así que ahí es un poco más fácil. Si deslizo un mensaje hacia la derecha, lo borra. A la izquierda, lo archiva y no lo veo más.

Con la computadora, gran parte de lo que normalmente haría con el mouse es ejecutado por lo que Google llama filtros y que el resto del universo informático conoce como reglas de correo electrónico. Sí, son exactamente lo mismo, y ya publiqué un artículo sobre los filtros, pero en estos días lo voy a actualizar porque el anterior ya está quedando un poco demodé. En fin, la cosa es que las reglas archivan, mueven, reenvían, borran y clasifican los mensajes sin que tenga que intervenir. Pero siempre queda un resto que hay que eliminar o mover a mano.

A la vez, en el diario, usamos Outlook. Hace muchos años que me habitué a emplear en ese software los atajos de teclado (además de las reglas, obviamente). Por ejemplo, Ctrl+barra espaciadora para marcar mensajes y las teclas de cursor para moverme por el listado. Con Delete borro los mails que no me interesan. Todo esto funciona, además, en la versión web de Outlook, lo que es una enorme noticia.

Con un poco de práctica (una tarde, digamos), el uso del teclado se convierte en una segunda naturaleza y es un millón de veces (en números, entre seis y diez veces) más rápido que usar el mouse. De verdad, no es capricho ni ánimo de parecer uno de esos hackers de Hollywood, que hacen todo sin sacar las manos del teclado, mientras en pantalla aparecen docenas de ventanas, todas listando código. Son raros en serio los hackers de Hollywood, no es broma. Pero bueno, decía, no se trata de mandarme la parte, sino de doblegar la avalancha descomunal de correo que solemos recibir los periodistas. Usando el teclado más unas 16 reglas de correo electrónico que limpian y clasifican, la voy piloteando. Eso, en Outlook.

Con la pandemia, mi trabajo se concentró un poco más en Gmail que en el correo del diario. Una tarde, mi vista recayó sobre el porcentaje de uso de espacio de almacenamiento (que los servicios de Google comparten) y luego de 17 años había traspasado el 50 por ciento. Panic attack. De inmediato me puse a limpiar. Si lo dejás para después, ese 50% se convierte rápidamente en 80. Y de ahí en más es todo barranca abajo.

La cosa es que cuando fui a seleccionar mensajes para borrar, luego de una búsqueda, ocurrió lo inevitable: usé el atajo de Outlook, que, obviamente, no funcionó. Y ahí supongo que intervinieron los años de computadoras que uno lleva encima, porque sin pensar apreté la letra X, en lugar de Ctrl+barra espaciadora, y funcionó. El mensaje estaba seleccionado. Usé la tecla de cursor para ir bajando por la lista de mensajes y la X para marcar los que iba a eliminar. Eso sí, Delete no funcionó, pero ya lo iba a resolver.

El hecho es que detrás de la fachada amigable de Gmail –y como suele ser en general con todo el software– había atajos de teclado bien guardados; luego, haciendo un poco de memoria emotiva, recordé que ya había escrito sobre esto, pero fue hace mucho y de algún modo se me había pasado por alto el incorporarlos. No era un mal momento para volver sobre el tema. Hay –literalmente– docenas de atajos, para todas las tareas, y andan muy bien. Pero aquí se cumple, como en casi todas las áreas, la regla del 80/20 o de Pareto. Hacemos el 80 por ciento de nuestro trabajo con el 20 por ciento de nuestros recursos.

Por lo tanto, y para que ya salgan andando a toda velocidad con este asunto del correo (que no hace sino ponerse cada vez más espeso, a pesar de los delirantes pronósticos que oí en 2001 sobre el inminente fin del email, SIC), abajo están los que van a usar con mayor frecuencia (las letras aparecen en mayúsculas solo para facilitar la lectura). Pueden consultar el resto de los atajos aquí.

• X: Marcar (y X de nuevo para desmarcar)
• Z: Deshacer
• Ctrl+Enter: Enviar
• Teclas de cursor: moverse por la lista de mails
• , (la coma): ir al menu de herramientas
• Barra espaciadora: abrir los submenus en la barra de herramientas
• R: responder
• A: responder a todos
• F: reenviar
• B: posponer (super útil)
• ! (signo de exclamación): marcar como Spam (es lo mismo que bloquear)
• #: borrar

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