Cómo consolidar los datos dispersos en Excel 2000

Trabajar con planillas de cálculo trae aparejado el peligro cierto de una gran dispersión de la información, ya sea por un método laboral erróneo o por ordenamiento de los datos. Cualquiera que sea la causa de contar con información de un mismo tenor repartida en diversas hojas o libros de trabajo, casi siempre llega el momento de totalizar esos datos dispersos. Una solución que Excel 2000 aporta para esta tarea es la consolidación de datos, que analizaremos en forma práctica.

Así, abra un libro nuevo y escriba en A1 la palabra Artículo y en B1 Stock . Luego, en A2 , A3 y A4 tipee los códigos de artículo A0001 , A0002 y A0003 . En las celdas contiguas ( B2 , B3 y B4 ) cargue valores numéricos, por ejemplo 2000 , 5000 y 4000 . Posteriormente, cambie el nombre de la hoja (un doble clic sobre la solapa lo edita) escribiendo Stock B.A. en reemplazo de Hoja1 .

Copie el rango escrito ( A1:B4 ) en la siguiente planilla, Hoja2 , pero modifique las cifras: incorpore 3000 , 3500 y 4500 . Cambie el nombre de la hoja por el de Stock Rosario .

Proceda en forma idéntica en Hoja3 ; es decir, copie los rótulos, altere los valores numéricos ( 1000 , 2000 y 3000 , por ejemplo) e imponga el nombre Stock Córdoba a la planilla. Genere ahora una hoja de trabajo nueva ( Insertar/Hoja de cálculo ) y nómbrela como Consolidar . Sin salir de ella, active la celda A1 y ejecute el comando Datos/Consolidar .

Esta acción abre una ventana cuyo primer comando es el combo Función , cuyo objeto es establecer qué tipo de operación se va a aplicar en la consolidación. El valor por defecto es Suma , que dejaremos a los efectos de este ejercicio. Pero no es la única operación: incluye otras como Promedio , Contar , Máx (máximo), Mín , Producto , etcétera.

Luego, pulse el botón del combo Referencia , para indicar la fuente u origen de los datos por consolidar. Así, tras cerrarse temporalmente el diálogo Consolidar y abrirse la ventana Consolidar - Referencia , haga un clic en la solapa Stock B.A. , marque el rango A1:B4 para que se autoescriba en la ventana abierta y apriete el botón de ésta para que se vuelva a abrir el cuadro Consolidar . Observe que el combo Referencia contiene el texto ÔStockB.A.´!$A$1:$B$4 . Pulse Agregar para incluirlo en la caja Todas las referencias . Proceda igual con los rangos de las otras dos hojas.

Antes de seguir, tenga en cuenta que el botón Examinar permite incorporar rangos de otros libros de trabajo a los datos por consolidar.

Una vez seleccionadas todas las fuentes de datos, marque las casillas de verificación Fila Superior y Columna izquierda de la sección Usar rótulos en , para asegurarse que los títulos ( Artículo y Stock ) y los códigos de artículo ( A0001 , A0002 y A0003 ) sean correctamente incluidos en el rango de consolidación; por último, pulse el botón Aceptar . Automáticamente en la página Consolidar aparece un rango similar a los de las hojas de stock, pero con la suma de los valores para cada artículo.

Por Gabriel Tomich

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