Atajos mágicos para acelerar Gmail

Tenemos tanto que hacer y tan poco tiempo que nunca miramos cuánto nos queda de espacio en nuestras cuentas en línea. Y cuando lo hacemos, un poco por accidente, solemos llevarnos un susto. Como el otro día. Llegué hasta el final de la primera página de mensajes en mi Gmail y advertí que estaba usando el 64% de la capacidad de almacenamiento. Había invertido bastante tiempo en llegar a ese número (aparte de que el espacio de Gmail se comparte con las otras aplicaciones de Google, como Drive); tengo Gmail prácticamente desde sus inicios en 2004. Hice una búsqueda rápida para encontrar el correo más viejo. Puse, en la barra de búsqueda:

before:2005

No obstuve resultados. Cambié a:

before:2006

Ahí estaba. El más antiguo de mis mensajes en Gmail. Fechado el 21 de agosto de 2005, contiene una biblioteca del lenguaje C++, en una versión para instalar en un Red Hat Linux. Un pelín obsoleta, eso sí. Lleva ahí más de 13 años.

En fin, me puse a buscar y limpiar. A los veinte minutos tenía el brazo acalambrado de tanto hacer clic con el ratón. Y no había logrado reducir ni un 1 por ciento. Tenía que cambiar de táctica. Recordé entonces que Gmail permite activar una serie de atajos de teclado desde la Configuración. Algunos son intuitivos. Otros no, pero por un motivo.

Ya volveré sobre esta cuestión. Antes, otra cosa. La mayoría de los cambios pequeños en la interfaz de estos servicios en la nube nunca es anunciada con bombos y platillos, pero pueden ser muy importantes. Doy un ejemplo. Hasta hace algún tiempo, para seleccionar 32 mensajes había que hacer 32 clics. Ahora basta seleccionar el primero, ir hasta el último, apretar Mayúsculas y hacer otro clic. Listo, quedan los 32 seleccionados. Y, además, esta operación se puede ejecutar en bloques persistentes. Es decir. Seleccionás 15, dejás sin seleccionar los siguientes 20 y luego seleccionás, de acuerdo con el mismo método, otros 16, y con cuatro clics marcaste 31 mensajes. Esto, que es normal en las carpetas de archivos o en los clientes estándar de correo electrónico, ahora puede hacerse también en Gmail. Golazo.

Pero ahora estaba lidiando con un corpus de más de 11.000 mensajes distribuidos en un período de trece años. El mouse no iba a ser eficiente (ni saludable). Así que fui al ícono del engranaje, elegí Configuración, bajé hasta Combinaciones de teclas y las habilité. Por un instante supuse que funcionarían las mismas de, digamos, Outlook o Thunderbird. Pero, obviamente, no podía ser así. Gmail corre sobre un navegador que, a su vez, tiene sus propios atajos. Así que me puse a leer el manual (de nuevo). La buena noticia es que con unos pocos atajos es posible acelerar mucho el manejo de Gmail, y, dato no menor, algunos funcionan también en Drive, cuyo espacio de almacenamiento comparte con Gmail. Ahí vamos.

Dadme un teclado y moveré el mundo

Esto de que los atajos de Gmail no tienen nada que ver con los de Outlook o Thunderbird tiene, sin embargo, una excepción. No porque sí. Se trata de la combinación de teclas más importante de todos los programas de correo electrónico. Me refiero a:

Control+Enter

Este atajo envía el mail que estamos redactando, sin más, sin usar el ratón, sin hacer clic en Enviar, sin perder tiempo. Por eso es clave. Podemos leer y responder sin sacar las manos del teclado, y eso acelera muchísimo el trabajo. Cuando hablo de combinaciones, me refiero a apretar el modificador (por ejemplo, Control o Mayúsculas) y, sin soltar esta tecla, apretar la siguiente (en el ejemplo anterior, Enter). Otra cosa: Mayúsculas es la tecla que está justo encima de Control, no la que dice Bloq. Mayús, que sirve, precisamente, para escribir TODO EN MAYÚSCULAS. Control suele verse también como Ctrl. Así, Mayúsculas+Ctrl+Supr se ejecuta presionando y manteniendo apretadas esas teclas en ese orden, y luego se sueltan todas a la vez. El atajo Mayúsculas+Ctrl+Supr sirve para limpiar los datos de navegación del browser, por ejemplo.

Volviendo a Gmail, la siguiente combinación más importante es, por supuesto, la de eliminar. Google escogió:

Mayúsculas+#

Es poco intuitiva, pero eso no está mal cuando se trata de borrar cosas. Mayúsculas+# funciona tanto sobre uno o varios mensajes en la lista como dentro de un mail en particular. Muy útil.

La siguiente es la combinación para responder. En este caso es fácil de recordar:

r

Funciona solamente desde dentro de un mail abierto, no en la lista de mensajes (o conversaciones como también se los llama). Para responder a todos los remitentes (all, en inglés) se usa:

a

Lo que nos falta es una combinación para crear (compose, en inglés) un nuevo mensaje. La tecla es, obviamente:

c

Hay muchos otros atajos, por supuesto, pero vamos a algo que hacemos todo el tiempo: seleccionar mensajes. Para eso hay varios, pero el principal es:

x

Funciona como un interruptor. Selecciona o quita la selección. Ahora bien, para marcar todos los mensajes en una página (son 100 o menos por página), se debe usar:

*+a

Un poco difícil de entender, es cierto. Explico: hay que presionar el asterisco (Mayúsculas más la tecla al lado de la tilde, en los teclados latinoamericanos) y luego la letra a (sin soltar asterisco). Del mismo modo, esta combinación quita la selección de todos los mensajes de la página:

*+n

También es posible seleccionar todas las leídas, las no leídas, las destacadas y las que no son destacadas. Con las mencionadas, alcanza, me parece.

Por supuesto, como mencioné antes, con el mouse y Mayúsculas se pueden seleccionar bloques muy rápidamente. Lo perdonamos al ratón en este caso.

Cuando abrimos un mail no hace falta cerrarlo y hacer clic en el siguiente para abrirlo. Podemos avanzar al siguiente mensaje con el atajo:

j

Y se puede ir al anterior con:

k

Si el mensaje es el más reciente, k regresa a la lista de correos recibidos. A esa lista de todos modos se puede acceder siempre mediante el atajo:

u

¿Y para acceder a la barra de búsqueda sin usar el mouse? Simple:

/

(Por si no queda claro, es la barra inclinada que se ubica arriba del número 7)

Este es el resumen de los atajos que, en mi opinión, más se usan en el trajín diario. Pero hay muchos más, que pueden consultarse aquí. Ahora, ¿ni un truquito para el móvil? Obvio que sí. Y no uno, sino dos. Ahí van.

El teléfono no es una GRAN COSA para administrar muchos mensajes, pero la app de Gmail aprovecha el deslizar con el dedo para ejecutar rápidamente dos de las acciones más frecuentes. Así, deslizando de izquierda a derecha, en mi caso, el mensaje se elimina. Y de derecha a izquierda, se pospone. ¿Qué significa posponer? Que me lo mostrará como recién recibido, por ejemplo, mañana. Está bueno, porque muchas veces queremos ocuparnos de ese mail, pero no podemos hacerlo ahora, y, si no lo posponemos, los 800 millones de correos que seguirán cayendo durante la tarde terminarán por ocultarlo.

¿Cómo se configuran las acciones de deslizar? Hay que ir a las tres rayitas, arriba a la izquierda, tocar para acceder a Ajustes (abajo de todo) y allí entrar a Ajustes generales. En tercer lugar hay una sección llamada Acciones al deslizar el dedo. Toquen allí y configuren las que usan con mayor frecuencia.

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