Vuelta a la oficina: el desafío de no crear espacios “torpes”

Las oficinas se encuentran ante el desafío de enfrentar un sinfín de cambios. Desde hace un tiempo e impulsados por la pandemia, los espacios laborales debieron apostar a la transformación como el camino más viable para lograr la tan necesaria resiliencia. Los cambios de las filosofías empresariales y de los paradigmas laborales que llegaron como fruto del Covid-19 y de las restricciones sanitarias obligaron a repensar no sólo la forma de desempeñar las actividades sino también el diseño de los espacios de trabajo para poder tener un regreso a las oficinas más seguro, confortable y productivamente eficiente.

Los analistas sostienen que la virtualidad y que el trabajo a distancia fueron las herramientas que permitieron continuar con -la mayoría- de las actividades sociales pero también dicen que -con el tiempo- éstas pusieron a la luz las limitaciones de la ausencia de presencialidad: el trabajo desde casa a largo plazo oculta un alto costo social, mental y emocional en los teletrabajadores.

Según Jones Lang LaSalle (JLL), empresa global de servicios inmobiliarios comerciales, en su informe llamado “Barómetro de preferencias del trabajador”, el trabajo 100% remoto expuso a las personas a nuevos riesgos sociales como la fatiga virtual, el agotamiento y la dificultad para separar el trabajo de la vida personal. Esta situación hace que cada vez sean más los que quieren volver a la oficina la mayor parte del tiempo. El 69% de los empleados altamente satisfechos con su lugar de trabajo habitual, están extrañando la oficina. En este contexto, las oficinas pospandemia deberán adaptarse a los requisitos de salubridad y cuidado, pero también tendrán que posicionarse como parte de una oferta laboral atractiva y colaborar para incentivar el factor de pertenencia de los empleados con la organización. Sin dudas, requerirán de una mejor tecnología y amenities para responder a las nuevas demandas impuestas por la pandemia. “Los colaboradores esperan que sus empleadores construyan lugares de trabajo auténticos, inclusivos, verdes y habilitados para la tecnología. También desean interacciones humanas reales en la oficina. El trabajo híbrido, sin dudas, se convirtió en un valor muy importante para ellos. Una gran parte opta por esta modalidad y ve con mucho agrado incorporar una nueva rutina laboral que proponga tres días en la oficina y dos de trabajo remoto”, cuenta Mariana Stange, directora de Mariana Stange Real Estate.

En medio de este escenario, las empresas buscan nuevas oportunidades de negocio. Por caso, el Grupo Nómada, que se especializa en el desarrollo de proyectos inmobiliarios, lanzó una nueva división destinada al layout corporativo llamada Nómada Workspaces que se especializa en diseñar espacios que hagan que el retorno sea más grato, ventajoso y seguro. “Lo vivido durante la pandemia nos trajo enseñanzas y cambios. El ámbito corporativo lo sufrió de manera cercana. Nos encontramos con un panorama desafiante pero entendemos que las oficinas no murieron sino que se sofisticaron y transformaron. El mayor cambio viene por parte de un nuevo paradigma: el trabajo híbrido. Las personas continuarán trabajando desde sus casas y otras volverán a su lugar de trabajo; así como también estarán los que prefieran una mezcla de ambas”, explica Santiago Peña Fiorda, business development manager de Nómada Workspaces. Peña Fiorda agrega que: “Para que esto funcione la cultura de la empresa y el espacio de trabajo necesitan ser inclusivos y auténticos, brindar seguridad, confort y equilibrio entre la vida laboral y personal y estar preparados para esta nueva realidad de manera orgánica y sin fricción”.

Para poder ajustarse a estos requerimientos y para que el funcionamiento de este nuevo paradigma de oficina no sea “torpe”, serán necesarios algunos cambios.

Diseño y conceptualización

El foco tiene que ponerse en repensar la manera en la que trabajamos ahora y a futuro así como también en el diseño y la conceptualización de los espacios para que respondan a las nuevas necesidades del trabajo. “El nuevo paradigma laboral se caracteriza por consolidar un esquema híbrido de colaboración que plantea un mix entre el home office y la presencialidad. Sin dudas, la gran ventaja del trabajo híbrido es la flexibilidad, ya que ofrece la posibilidad de elegir dónde y cuándo trabajar. Cada empleado puede crear su rutina de trabajo y lograr un buen balance entre su vida personal y laboral”, comenta Peña Fiorda.

Por su parte, Stange amplía: “Cada vez son más las empresas que eligen transformar sus espacios de trabajo hacia este modelo híbrido. Éste es el esquema que más está creciendo en todo el mundo”.

Pero la pregunta es ¿cómo pueden adaptarse a este nuevo escenario las empresas? La realidad es que las oficinas pospandemia no sólo deberán cumplir con los requisitos de salubridad y cuidado, sino que también tendrán que posicionarse como parte de una oferta laboral atractiva, y colaborar para incentivar el factor identitario y de pertenencia de los trabajadores con la organización.

Tecnología y amenities

Según Stange, las compañías requerirán de una mejor tecnología y de amenities apropiados, capaces de responder a las nuevas demandas impuestas por la pandemia. “Los espacios laborales hoy deben proponer experiencias distintivas en su usabilidad. Es importante darle mayor protagonismo a las propuestas vinculadas al bienestar y el desarrollo interpersonal de aquellos que cotidianamente habitan nuestros espacios”, agrega Peña Fiorda.

El proceso de vuelta a la oficina será lento y las empresas se enfrentan al riesgo de que, si no se adecuan de manera apropiada, los espacios de trabajo pueden llegar a convertirse en una “oficina torpe”. En otras palabras, un espacio que lejos de facilitarnos el retorno se convierta en un obstáculo para sus ocupantes.

A la hora de hablar de números, la inversión para este tipo de reconversión demandaría un desembolso que parte de los US$150 por metro cuadrado de obra; y se estima un plazo de trabajo de 30 o más días. Este costo y tiempo de trabajo se encuentran sujetos al nivel de intervención y de proceso de ejecución que requiera cada proyecto.

Cómo trabajar

La integración de las distintas modalidades es uno de los mayores desafíos del trabajo híbrido. Resulta crucial crear espacios de trabajo flexibles y equipados tecnológicamente para que el regreso a la oficina y la consolidación del nuevo paradigma sea sin fricción. Una buena estrategia para reducir el malestar es diseñar salas de reuniones adaptadas para encuentros mixtos (entre trabajadores remotos y presenciales). Es decir, es importante que los colaboradores que se sumen a reuniones de manera virtual puedan participar sin inconvenientes y en forma activa, sintiéndose realmente integrados.

Para poder adecuarse a las nuevas necesidades, las empresas deberían tener en cuenta cuatro puntos claves: la readecuación de sus salas de reuniones, la integración de propuestas de bienestar, la necesidad de incorporar la flexibilidad como uno de los valores centrales y comenzar a reparar en las experiencias de los usuarios. A continuación, cómo trabajar cada uno de estos puntos.

• La readecuación de las salas de reunión hacia el esquema híbrido. En este punto es fundamental modificar su layout rectangular hacia espacios concéntricos tipo fogones u orientados hacia una pared. Este cambio debe venir acompañado de una inversión en tecnología para que las interacciones sean lo más humanas posibles y así disminuir cualquier barrera o fricción entre los colaboradores presenciales y remotos.
• Cómo integrar propuestas de bienestar en el espacio laboral. Para que el regreso a la oficina sea un proceso de disfrute y pueda ser llevado a cabo con entusiasmo, se deben incorporar espacios que estimulen y den placer a los empleados. Éstos pueden ser categorizados en dos grandes grupos cuya tendencia es el bienestar: la salud mental y la física. “Los primeros tienen que ser espacios que inviten a la relajación o meditación. Allí pueden brindar desde una sesión de yoga hasta de mindfulness. Tampoco pueden faltar en las oficinas lugares pensados para la socialización, el encuentro con los compañeros y para disfrutar de algún tiempo ocioso”, cuenta Peña Fiorda y agrega que: “a la hora de pensar en el segundo grupo es necesario prestarle atención a varios aspectos (todos ellos alineados con los valores que repara la certificación well); es decir, con la creación de hábitos saludables. ¿Cómo se puede hacer esto? Ofreciendo opciones de alimentación sana e información que estimule esas prácticas. Además, será preciso ofrecer espacios que ayuden a combatir el sedentarismo e incorporar biofilia (buscar la integración de la naturaleza a la construcción de edificios y el diseño tanto interior como urbano) a los distintos rincones de las oficinas”.
• Cómo crear espacios flexibles. El espacio de trabajo debe adaptarse a las necesidades de los usuarios y no ellos a él. Para esto, se debe poder tener la opción de elegir la forma en la que se quiere trabajar, el nivel de interacción, de comodidad y de espacialidad.
• Conocer la experiencia de usuario. Es importante saber la opinión de aquellos que usan los diferentes espacios de trabajo. “Ésto le permitirá a las compañías poder escuchar, de boca de los usuarios directos, las ventajas y desventajas que presenta cada sector de su lugar de trabajo. Es decir, resulta fundamental que los propios empleados se conviertan en los ‘curadores´ de los espacios”, sostiene Peña Fiorda.

Para eso desde Nómada crearon un sistema de tags que establece el nivel de comodidad de las personas en el espacio de trabajo, tanto en el contexto de pandemia como a futuro y poder así conocer las sensaciones, vivencias y sugerencias de los empleados. “A partir de un código cromático, los diferentes colores expresan sus preferencias de espacio: verde para los que están cómodos con el contacto físico y abiertos a la colaboración e interacción; amarillo para los que prefieren una cierta distancia social y buscan un mix entre las dos puntas; y rojo para aquellos que desearían no tener ningún contacto y privilegian la autonomía y concentración, así como también para los que necesitan concentración, sin interrupciones”, dice Peña Fiorda.

Ideas que inspiran

No hay dudas de que la pandemia vino para cambiarlo todo: puso el eje en las personas y dejó expuestas las prioridades dentro de una compañía. En Google lo entendieron rápidamente y adaptaron el lugar de trabajo para la modalidad híbrida y los flamantes desafíos. Cuentan con nuevas oficinas multipropósito donde el mobiliario se ajusta a las necesidades del momento. Por ejemplo, a través de la tecnología de video, integran a los trabajadores que están de forma remota con pantallas que se encuentran al mismo nivel de las personas presentes en la oficina, como si estuvieran ocupando el espacio de forma real.

Esta propuesta brinda una mayor equidad entre los trabajadores y la flexibilidad que el nuevo paradigma de trabajo está necesitando. Tal como lo expresa Sundar Pichai CEO de Google y Alphabet en una carta a sus empleados, “estos cambios son un punto de partida para ayudarnos a hacer mejor nuestro trabajo y divertirnos haciéndolo”.

El gran modelo

El mercado que siempre marca tendencia es el tecnológico. Éste se caracteriza por su adaptabilidad, flexibilidad y agilidad a la hora de tomar un curso de acción.

El camino no es nuevo, pero sí está en constante cambio y es por esto que siempre es uno de los rubros que se mantiene actualizado y a la vanguardia. “Fomentamos la aparición de nuevos roles claves para nuestro sector: el product owner (o gerente de producto) y el ux designer (diseñador de experiencia de usuario). Ambos roles hoy son fundamentales en cualquier empresa tecnológica y así creemos que debe replicarse en la industria del real state. ¿Por qué? Porque, tal y como menciona Dror Poleg, especialista en Future-Proofing Real State, en 2021, se volverá evidente que el mercado inmobiliario no será un commodity. Serán modelos de negocios que deben ser brandeados, empaquetados, con servicios, y entregados a los clientes de una nueva forma, más cerca de sus necesidades”, concluye Santiago Peña Fiorda desde Nómada Workspaces.

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