Oficinas colaborativas: compartir espacios de una empresa para darle lugar a otra e intercambiar ideas

Las oficinas, tal como las conocíamos antes de la pandemia, no existen más. Son muchos los cambios que se sucedieron en los últimos dos años y que modificaron la manera en la que trabajamos. Para la mayoría de las empresas, el trabajo a distancia se estableció como la única alternativa viable desde el minuto uno de la cuarentena. Por estos días, si bien muchas compañías retomaron la presencialidad, las tareas laborales se realizan bajo una modalidad híbrida. Algunos días en casa, otros en la oficina, los empleados nunca asisten todos juntos, sino que rotan entre virtualidad y presencialidad. Esta situación cambió la dinámica de los espacios de trabajo y, si bien la tendencia de las oficinas colaborativas ya existía, la pandemia la aceleró. Básicamente, se trata de espacios que están pensados para que los días que asisten a la oficina, los empleados puedan trabajar priorizando el intercambio de ideas con sus colegas.

“Los nuevos polos de trabajo ya venían invitando a estos nuevos layouts que con la pandemia se terminaron de profundizar. Pero la tendencia responde a la modalidad de trabajo híbrida que combina dos días en casa y tres en la oficina, que es rotativa y que hace que la cantidad de gente que está junta sea mucho menor”, señala Mariana Stange, asesora del mercado corporativo inmobiliario. Ese período de tiempo en el que los empleados tienen la posibilidad de estar juntos hay que aprovecharlo. Según la especialista esto produjo que las empresas redujeran sus espacios, buscaran oficinas más chicas y que, además, éstas se volvieran más flexibles. ¿Cómo? Desaparecen los puestos fijos, se derriban paredes, se suman más m² comunes, se propone un espacio más integral y existe lo que se denomina el hot desk o “escritorio caliente”: siempre está ocupado por una persona distinta. “Eso de tener un escritorio con la foto de tu hijo o tu familia no va más, los escritorios son más impersonales”, describe Stange. Para Ayelén Culaciati, PR & Marketing Manager de la desarrolladora HIT, estos espacios generan la posibilidad de un intercambio enriquecedor: “La colaboración da lugar tanto a la cocreación como al crecimiento personal y profesional, por eso la oficina colaborativa es la tendencia en real estate que viene a acompañar esta nueva forma de pensar”, explica. En ella se ofrecen diseños abiertos, “hay una ausencia de cubículos y la atmósfera es vibrante, cargada de luz natural, que vincula a las personas desde esta propuesta espacial”, sostiene.

Sin embargo, Federico Velenski, director comercial de espaciosYA!, considera que sus inicios estuvieron vinculados a un abrupto cambio en el trabajo a raíz de la crisis financiera de 2008. “Los experimentos fundacionales fueron en ciudades con sello emprendedor, como San Francisco y Palo Alto entre 2005 y 2010. Lo real es que la oferta de espacio colaborativo creció a la sombra de un proceso de desocupación y flexibilización laboral tremendo. La crisis había provocado despidos masivos, con pisos de oficinas casi desiertos, los pocos empleados que quedaban se deprimían. En ese momento se empiezan a ofrecer escritorios flexibles, abrir las oficinas a un uso compartido con freelancers y startups fue una forma de sostener la infraestructura y mejorar el clima”, explica Velenski. El director comercial de esta empresa dedicada al alquiler de espacios de trabajo, asegura que, además, en la oficina colaborativa pueden convivir diversos emprendedores y hasta empresas. Las ventajas en los espacios colaborativos intraempresariales son la posibilidad de intercambio y validación de ideas entre pares. “Cuando la oficina se comparte con otros emprendedores o empresas ese intercambio se potencia y se nutre de mayor diversidad de opiniones, incluso provenientes de múltiples disciplinas y sectores”, explica.

Menos paredes, más ideas

Según Culaciati, la oficina colaborativa es un espacio para reunirse y para hacer que las cosas pasen. “Hoy que estamos en la era híbrida del trabajo, el valor aportado por este formato cobra más relevancia que nunca al habilitar un espacio de encuentro y motivación”, asegura. Por ejemplo, habrá días en que el equipo necesite reunirse para trabajar en proyectos comunes, y esos días ir a las oficinas colaborativas que sean sede de la organización será la mejor decisión. En cambio, cuando el profesional necesite realizar un trabajo a solas, podrá hacerlo en su casa o en algún espacio de trabajo satélite.

Para Stange, en el análisis de los movimientos en el sector de oficinas, hoy las empresas buscan aquellos espacios de entre 200 a 300 m², y de entre 500 y 600 m², sin embargo, las grandes corporaciones no se están moviendo, pero sí quizás están reestructurando sus instalaciones para adaptarlas a la nueva modalidad. Las empresas no solo reducen y transforman sus espacios, sino que buscan aquellos más saludables, por ejemplo, que tengan ventilación cruzada, lugares amplios al aire libre, algo de verde, salas de meditación o de yoga, espacios recreativos. En ese sentido, Palermo, Núñez y Belgrano están entre las zonas más demandadas.

En su interior, las principales modificaciones tienen que ver con que, por ejemplo, el despacho del jefe desapareció “sobre todo en las empresas tecnológicas que están siempre a la vanguardia, los directivos están en el mismo espacio abierto que el resto de los empleados, aunque pueden tener un lugar más grande o una silla mejor”, aclara la experta en mercado corporativo. Pero también se suman salas de reuniones chicas para cuatro y hasta 12 personas para aquellas actividades que requieran privacidad, además de la tendencia al uso de pequeñas cabinas telefónicas individuales para hablar por teléfono o hacer una video llamada.

Por su parte, Camila Beccar Varela, gerente de Project Management de Cushman & Wakefield, considera que, en el caso de las oficinas colaborativas, la propuesta espacial y sus características son diseñadas a medida para cada empresa. “Está originalmente pensada para modalidades de trabajo ágiles, en donde hay equipos con miembros de distintas áreas de la empresa, a menudo ubicados en diferentes sitios o regiones, colaborando en proyectos específicos con metas claramente definidas. En este escenario, los equipos llevan adelante encuentros frecuentes y cortos, lo cual potencia la flexibilidad en sus tareas diarias”, afirma.

Según Domingo Speranza, fundador de Newmark, estos espacios son cada vez más parecidos a nuestros hogares en términos de colores, texturas, materialidad, generando áreas donde el compartir experiencias es el denominador común. “Aquí los m² por colaborador no son el parámetro a utilizar sino la cantidad de posiciones ya que existen áreas de gran densidad, con mesas comunes o benching, donde nadie tiene un espacio físico fijo, sino que se comparten zonas y mesas. Por otro lado, aparecen áreas de menor densidad, con diferentes alternativas de reuniones y asientos para generar experiencias diferentes según sea el deseo del equipo o la demanda del proyecto”, sostiene.

¿Una oficina tradicional puede adaptarse al modelo colaborativo? “Sin dudas, algunas empresas con oficinas tradicionales han realizado grandes inversiones de capital para reubicarse y proponer un cambio total en la modalidad de trabajo, mientras que otras avanzaron con mayor cautela, con intervenciones puntuales en sus oficinas existentes para generar diversos espacios de encuentro y adoptar herramientas tecnológicas que permitan una presencialidad híbrida”, concluye Béccar Varela.

Desventajas

La pérdida de la intimidad y la ineficiencia en la ocupación del espacio son dos de los aspectos negativos de la nueva tendencia. Por un lado, hay un mayor ratio de metros cuadrados por empleado, “esto se debe a que hay espacios que son de uso común y que no están ocupados el día completo por una persona”, explica Beccar Varela. Mientras que para el director comercial de espaciosYA!, la principal desventaja de la oficina colaborativa es que se pierde intimidad para trabajos administrativos o que requieren concentración. “Tampoco es lo ideal para actividades comerciales que necesitan intercambiar con clientes, en calls o reuniones virtuales. Contrario a lo que comúnmente se cree, la instancia colaborativa no es donde surge el descubrimiento o momento de innovación, que a nuestro entender ocurre en soledad. No todo el mundo saca lo mejor de sí en un brainstorming, donde muchas veces existe cierta autocensura de los participantes y no hay espacio para contribuciones muy disruptivas”, finaliza Velenski.

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