Los 6 errores más comunes a la hora de buscar una

La búsqueda de una oficina no es algo sencillo. Este proceso les demanda a las empresas mucho análisis y el desarrollo y seguimiento de un riguroso plan estratégico que debe ser aplicado a pie juntillas. Previo a la elección de una nueva locación, muchas son las cuestiones a evaluar: ubicación, precios de alquiler de mercado, valores de expensas e impuestos, superficies necesarias para el desempeño de su actividad, cantidad de empleados que formarán parte del traslado, el lay out que se utilizará, las expectativas de crecimiento de la compañía, imagen corporativa, y la lista continúa. Es por eso que estos procesos suelen demorar mucho tiempo y esfuerzo por parte del personal de la empresa, sumado -en la mayoría de los casos- al acompañamiento de profesionales especializados.

Muchos pueden ser los motivos que ocasionan que una compañía busque nuevos destinos. Éstos van desde el aumento o disminución del personal hasta la consecución de mejoras en la calidad del espacio o del incremento de los recursos tecnológicos. Otros factores muy comunes son el mejoramiento de la ubicación y la búsqueda de beneficios impositivos. Tal es el caso de las empresas que en los últimos tiempos se mudaron o están analizando hacerlo al Distrito tecnológico de Parque de los Patricios. “Casi todos los procesos están atravesados principalmente por una variable a la que ninguna compañía parece querer resignar: la ubicación. Luego, la lista se va componiendo según las distintas necesidades de cada empresa. Y, finalmente, quien va definiendo la búsqueda es la oferta que presenta el mercado. Podría decirse que, por un lado, está lo que se quiere y, por otro, lo que se puede”, cuenta Fernando Novoa Uriarte, socio y director de Transaction Management de Newmark Argentina.

Los especialistas sostienen que la pandemia no alteró los tiempos de este proceso. Al igual que antes, encontrar las nuevas oficinas -en general- les suele demandar a las empresas corporativas (que deben enfrentar varias instancias de aprobación), entre cuatro y seis meses, como mínimo, hasta la firma del contrato de locación. “El proceso en sí mismo no ha cambiado. La disponibilidad de la información, así como la capacidad de realizar transacciones, no se encuentra actualmente imposibilitada. En el mercado corporativo, la toma de decisiones suele demorar bastante más que en otros rubros debido a los extensos y burocráticos procedimientos de aprobación de las compañías. Puntualmente, el contexto actual ha generado, en ocasiones, cambios y postergaciones de decisiones estratégicas respecto de los porfolios; pero, de a poco, todo va volviendo a la normalidad”, explica Eduardo Di Buccio, business development manager, de CBRE.

Los errores más comunes

1. La falta de asesoramiento adecuado. El mercado de oficinas, más aún el corporativo, es distinto al sector residencial. Presenta cuestiones técnicas y comerciales propias que dan cuenta de un sector más sofisticado. Esto, sin duda, demanda un asesoramiento particular que le facilita generar un buen acuerdo contractual a las partes. Según Novoa Uriarte, el error más común que cometen muchas empresas es no contar con un bróker matriculado especialista en el mercado de oficinas que los asesore profesionalmente. “Hay compañías que, a la hora de enfrentar este proceso, optan por delegar a algunos de sus empleados -con poco conocimiento general del sector- la búsqueda de la nueva propiedad. Esto no sólo redunda en una pérdida de tiempo sino que, además, suele generar una serie de problemas inimaginables y de difícil solución. Muchas personas creen que -al no convocar a un broker para esta tarea- las empresas se están ahorrando los honorarios profesionales. Pero eso no es así”, dice Novoa Uriarte. Y agrega Di Buccio: “De una u otra forma, siempre se abona la comisión inmobiliaria por la operación. En el caso de que cada parte cuente con un broker, el porcentaje se divide entre ambos representantes. De haber sólo uno, éste es el que recibirá el cobro de los honorarios por parte del inquilino y del propietario. Por otro lado, es importante aclarar que contar con un correcto asesoramiento de las partes no sólo abrevia los plazos de la negociación sino que, además, mejora las relaciones entre locador y locatario, a futuro”.

2. Una mala previsión de costos. Antes de iniciar una operación inmobiliaria de este tipo -ya sea para alquilar un nuevo inmueble como para adquirirlo- es fundamental realizar, tanto interna como externamente, una exhaustiva previsión de gastos. Ésta colaborará a minimizar los imponderables y a poder realizar una elección del nuevo inmueble más acertada por parte de las compañías. “Es preciso hacer un muy buen análisis de los costos que demandará no sólo realizar la mudanza sino también el armado de la nueva oficina. En estos casos, los errores de cálculos hasta los más pequeños, con el avance del proceso, se pueden convertir en grandes obstáculos”, comenta Di Buccio.

3. Procesos comparativos de inmuebles inapropiados. Los especialistas coinciden en que otros de los inconvenientes habituales con los que se enfrentan las compañías son las matrices comparativas. Contar con un método apropiado para evaluar las fortalezas y las debilidades de cada una de las opciones inmobiliarias resulta vital para alcanzar un buen resultado. “Se podría decir que, en el mercado, no existen dos locaciones iguales. Es por ello que resulta imprescindible poder realizar buenos cuadros o procesos comparativos que permitan homogeneizar las características de cada oficina. Sólo un análisis tanto de las necesidades de la compañía como de las características del inmueble permitirá tomar decisiones correctas, que con el tiempo se traducirán en el crecimiento de la firma”, explica Novoa Uriarte.

4. A la hora de negociar. Según Hernán Castro, broker senior de Cushman & Wakefield, la lista de yerros es tan extensa como inimaginable. Pero, sin dudas, uno de los temas más recurrentes para quienes encaran este complejo proceso (sin el timing y los conocimientos apropiados) son los errores a la hora de negociar. “Entre los puntos cruciales para los locatarios -que deben ser discutidos y acordados en toda mesa de negociación- están las cláusulas que le permitan tener flexibilidad tanto ante el posible crecimiento como la reducción del espacio. Resolver este punto minimizará las posibilidades de futuras mudanzas”, dice Castro. Y agrega: “En ese momento del proceso también es importante acordar los ajustes pertinentes frutos de la inversión que haya que realizar en la oficina. Si el inquilino va a tener que invertir dinero para la puesta en valor de la unidad, lo aconsejable es que negocie condonaciones con relación al monto que le demandará la reforma. Otro de los errores que puede llegar de la mano del desconocimiento son los vinculados con los pagos. Aquellos que no están en tema pueden cerrar acuerdos poco beneficiosos desde la elección inapropiada de la moneda (que no se permita el pago en pesos) hasta fijar el tipo de cambio erróneo o valores locativos fuera de lo que el mercado determina o prevé”.

5. Lo que no puede faltar. En la actualidad, tras el impacto que dejó la pandemia en el público, uno de los puntos que no pueden faltar es la proximidad con las zonas verdes (parques o plazas). “Esto es algo que cada vez es más valorado por los empleados. A ello se le suma la oferta de restaurantes, bancos y servicios que ofrezca la nueva zona”, cuenta Di Buccio.

6. Sobre los valores. Para aquellos que están pensando iniciar el camino de la búsqueda de nuevos espacios hoy el mercado ofrece una gran variedad de oficinas y de valores por metro cuadrado que arrancan, en el caso del alquiler, en los US$10/US$12 promedio para las clase B (con valores máximos que se pueden acercar a los US$20); en tanto que, las clase A, parten desde los US$18 (con precios que pueden trepar hasta los US$30). Para la venta, el metro cuadrado se cotiza para la categoría B entre los US$1800 y US$2500; mientras que, para las A, el precio oscila entre US$3000 y US$5000 (aunque, cabe aclarar, que casi no hay oferta disponible).

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