Mudanza: conocé la técnica de 5 pasos para buscar una oficina

Uno de los procesos más complicados para cualquier compañía es enfrentar una mudanza ya sea por reconversión de espacios, achicamiento o expansión de la firma. Esta experiencia inusual (ya que en la vida de una empresa es algo excepcional) obliga a preparar un complejo análisis y plan de tareas que deberá ser seguido al pie de la letra por todos y cada uno de los que formen parte de esta aventura.

“La búsqueda del espacio de trabajo suele ser un proceso complejo, emocional y racional. La elección resulta una decisión muy importante para la compañía, puesto que involucra el análisis del personal, de la cultura empresarial y de sus modelos productivos; características éstas que la convierten en una situación por demás estresante”, comenta Martín Potito, economista y director de la división Oficinas de L.J. Ramos. Según los especialistas, hay una técnica de cinco pasos que pueden resultar de gran ayuda para facilitar el desarrollo de esta etapa.

PASO 1: definir las características de la oficina a buscar

“Sin dudas, lo primero que hay que hacer es definir cuáles son las necesidades de la compañía y de qué manera pueden satisfacerse. Éste es el momento en el que cada firma tratará de responder un sinnúmero de preguntas y, al hacerlo, le permitirá bosquejar qué tipo de espacio de trabajo, ubicación y tipología de inmueble quiere encontrar”, comenta Eduardo Prassolo, asesor seniors de la firma Mariana Stange Real Estate. Según los brokers, esta etapa está atravesada por cinco grandes ítems a tener en cuenta:

• Ubicación: Para determinar cuál es el mejor lugar para mudarse es preciso tener bien en claro dónde reside cada uno de sus empleados, ya que el traslado de la empresa podría generar valiosas pérdidas de colaboradores que afectarían el desenvolvimiento normal de la firma. Además, es importante determinar si para facilitar su funcionamiento necesita estar cerca de sus clientes o de su competencia. “Resolver este tipo de cuestiones de antemano no sólo clarifica en gran medida el proceso de búsqueda de un inmueble, sino que permite ganar tiempo en un proceso que suele ser extenso y complejo”, cuenta Prassolo.
• Cocheras, bicicleteros y transporte público: En este tiempo pospandemia una de las características que resulta fundamental es la posibilidad de ofrecer a los empleados espacios para poder dejar sus vehículos, dado que, por un lado, el uso del transporte público está acotado y, por otro, mucha gente por cuestiones de seguridad prefiere movilizarse con su auto. “Otro dato no menor son los espacios para guardar bicicletas. Si la compañía cuenta con personal joven, será vital ofrecer este tipo de sectores -dado que muchas personas están eligiendo moverse con ese medio de transporte tanto por cuestiones de seguridad sanitaria (ya que no comparten espacios con otros) como por principios ecológicos-. Pero este análisis no puede dejar de lado la accesibilidad al lugar por medio del transporte público, puesto que no todos los empleados tienen vehículo propio. Además, una vez superado el Covid-19, se podrían retomar algunos de los viejos hábitos y, para ello, también hay que estar preparado”, dice Eduardo Di Buccio, business development manager de CBRE.
• Superficie: Es importante para las empresas hacer un estudio previo acerca de qué porcentaje de colaboradores trabajará según modalidad home office y cuántos lo harán de manera presencial. Determinar la cantidad de metros cuadrados requeridos por el distanciamiento exigido es otro punto a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones. Los especialistas sostienen que también es importante proyectar los posibles cambios que podría atravesar cada compañía a corto, mediano y largo plazo. “Resulta fundamental que las mudanzas tengan en cuenta los posibles movimientos futuros de ampliación o re-estructuración de una empresa. Estos procesos demandan mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Es por ello que deben contemplar los probables próximos pasos de la compañía. Sin dudas, todo esto definirá la superficie necesaria que requerirá cada empresa”, dice Di Buccio.
• Categoría del inmueble: Éste es un detalle muy importante a la hora de comenzar a bosquejar la búsqueda ya que, asociada a ella, se encuentra el tipo de servicios y la tecnología que el inmueble estará en condiciones de ofrecer. “Las preguntas que toda empresa se debe hacer a la hora de encarar una búsqueda son: ¿Qué seguridad, tipo de aire acondicionado y sistema para el cableado requiere?”, explica Mariano Costa, de la firma Mariana Stange Real Estate. Y agrega: “Esta fase de indagación depende, en gran medida, del nivel de autoconocimiento de las empresas. Cuando éste es profundo, las necesidades de la compañía pueden definirse en una simple reunión de 40 minutos”.

PASO 2: comparación y filtrado de los inmuebles

Luego de definir las necesidades, llega el proceso de selección de los inmuebles y de las posibles zonas aptas para la radicación de la empresa. Esto se traduce en armar una lista de oficinas, que llevan consigo no sólo su ubicación sino también las características de cada superficie y del edificio en el cual se encuentran. “Una vez que la inmobiliaria entrega un primer filtrado de información, la empresa interesada realizará una primera selección de productos para organizar una recorrida. Aquí es fundamental el método de trabajo que siga cada inmobiliaria. En nuestro caso entregamos un relevamiento integral del mercado según la zona, superficie y categorías establecidas por el cliente”, comenta Prassolo.

Las compañías inmobiliarias suelen ofrecer este relevamiento entre 48 horas y dos semanas después de la reunión en la que se definió el perfil de búsqueda del nuevo inmueble. “A partir de la entrega de la lista, el tiempo que lleva este paso dependerá de la premura del cliente. Cabe mencionar que, aunque cada empresa tiene sus ritmos y dinámicas internas -que son las que marcan el pulso-, éstas no pueden estar ajenas a la actividad del mercado. Podría decirse que el proceso comercial completo, desde el inicio de la búsqueda hasta la firma del contrato de alquiler, puede llevar 3 o 4 meses, dependiendo de la velocidad de respuesta de las partes involucradas, de la información disponible y del proceso de toma de decisiones de las empresas. Adicionalmente, en caso de tener que realizar trabajos de rediseño y reconstrucción del espacio, se deberá sumar un lapso adicional similar al del proceso comercial”, explica Potito.

PASO 3: recorridas y selección de las oficinas

Tras la primera recorrida, y el consiguiente feedback, se va apuntando a la oficina deseada. Sobre las opciones preseleccionadas, se avanza con un análisis más exhaustivo y detallado a fin de entender las condiciones comerciales y no comerciales. “Es en este momento en que se ejecuta un estudio cualitativo (de variables endógenas y exógenas a cada alternativa) y cuantitativo (contemplando costo de ocupación –alquiler, expensas y mantenimiento–, de construcción, financiero y términos a negociar). Luego, se realiza un informe que se le presenta al cliente, para que lo pueda utilizar internamente en su proceso de selección y de aprobación de cada inmueble. El tercer paso tiene un tiempo estimado de tres semanas”, sostiene Potito.

PASO 4: negociación y firma de contrato

Una vez que se tiene la confirmación del cliente de avanzar con una o más alternativas, se elaboran y envían ofertas (no vinculantes) a las propiedades seleccionadas. Esta etapa -que dura entre dos o tres semanas- da inicio formal a las negociaciones comerciales. “Éste es el tiempo promedio que demanda este paso; aunque también hay que decir que cada negociación o acuerdo es un mundo y, como tal, tiene sus normas y dinámicas propias. Por supuesto que hay casos de menor tiempo y otros que -por el contrario- llevan meses. Sin embargo -tomando como base la decisión de avanzar rápido en ambas partes del negocio-, la media ronda en alrededor de 15 días hábiles. Éste es un tiempo lógico de negociación de precio y términos de contrato”, dice Costa. Y agrega Di Buccio: “Los acuerdos de alquiler convierten a las partes, prácticamente, en socios. Es por ello que resulta fundamental que ambos lados de la negociación estén satisfechos. Estos contratos suelen ser extensos y marcan el inicio de una relación que, en muchos casos, resulta duradera”.

PASO 5: la mudanza

Pero, lejos de lo que muchos piensan, el proceso de asesoramiento inmobiliario por una mudanza no termina con la firma del contrato de alquiler. A partir de allí, se inicia una última etapa tan importante como conmovedora, tanto para la organización como para sus componentes: la mudanza. “El último paso que nosotros llamamos pos-alquiler o venta es muy importante, ya que muchas veces la empresa presenta dudas a la hora de tomar posesión de la propiedad. Es en esta etapa -que dura un par de semanas- en la que los servicios de asesoramiento inmobiliario deben brindar acompañamiento personalizado al cliente convirtiéndose en un nexo con el propietario hasta que la relación entre ambas partes se afiance”, sostienen Prassolo y Potito.

El error más habitual

Los asesores inmobiliarios consultados coinciden en que uno de los errores más frecuentes es subestimar alguno de los puntos antes mencionados. “Todo es importante. A lo largo del proceso de búsqueda, alguno de los pasos parece convertirse en más relevante, pero es preciso cumplir con cada uno de ellos. De lo contrario, es posible que la negociación no resulte exitosa o satisfactoria para el cliente. Nuestro gran desafío como asesores inmobiliarios es hacer entender que nada puede quedar librado al azar o puede ser descuidado”, concluye Costa.