¿Cómo escribir una carta?

Una carta es un documento utilizado para comunicarse entre las personas, el cual se usa hace siglos. A pesar de los avances tecnológicos, este método escrito continúa vigente, especialmente en ámbitos formales, profesionales o jurídicos.

Existen versiones formales o informales, que modifican el tono y tratamiento hacia el destinatario. Sin embargo, toda carta deberá contar con un formato específico. Antes de comenzar a escribir, será necesario definir qué tipo de carta se desea enviar.

• Carta de presentación: generalmente se utiliza en búsquedas laborales, en la cual un candidato describe sus cualidades y objetivos profesionales, mencionando su experiencia laboral, aptitudes y formación.
• Carta de agradecimiento: este escrito expresa gratitud de manera cordial, acerca de algún acontecimiento, servicio, oportunidad o ayuda recibida.
• Carta de recomendación: se utiliza en el ámbito laboral, dirigida hacia un empleador o reclutador de recursos humanos. Es escrita por un antiguo compañero de trabajo o jefe, en referencia al postulante.
• Carta de solicitud: es un método por el cual se realiza un pedido, establece un acuerdo o señala acciones a realizar, como la asistencia a eventos, pago de deudas, entre otros.
• Carta de reclamo: por medio de este escrito se efectúa una queja formal, emitida directamente hacia una autoridad de una institución o empresa.

A continuación, los pasos a tener en cuenta para escribir una carta.

1. Primeros datos

En esta sección se da una breve presentación del remitente, en donde se establece el momento de envío, como también datos útiles sobre la persona que envía la carta. Es lo primero que lee el destinatario. Para crearlo se deberá incluir:

• Membrete: información precisa de la persona que escribe la carta, como su nombre, entidad perteneciente en el caso de que corresponda y dirección. En muchos casos, se incluye un contacto preciso para poder recibir una respuesta si se desea.
• Fecha: debe demostrar el momento en el que se envía la carta.
• Destinatario: nombre, empresa o lugar de pertenencia y método de contacto de la persona a la que se dirige el escrito.
• Referencia o título: se incluye para adelantar la temática a tratar en el comunicado.
• Encabezado: es un saludo formal dirigido directamente a la persona o entidad a tratar, en la cual se incluyen los tratamientos “Sr” o “Sra” en los casos formales.

2. Introducción

Esta parte funciona para preparar al lector sobre el contenido que se desarrollará a continuación. Debe incluir los motivos de la carta, sin adelantar información detallada, de manera que el destinatario proceda a leer el resto del comunicado.

En muchas ocasiones, se utilizan referencias, hechos, datos y acontecimientos necesarios para situar al lector y ayudarlo a comprender el objetivo del escrito.

3. Desarrollo

Esta es la parte más extensa de la carta, en la cual se explica y extienden sus motivos. Se relata con detalles y datos necesarios al destinatario, concluyendo en un mensaje en particular. Puede que incluya una solicitud, notifique formalmente algo, realice preguntas o cree un llamado a la acción.

Es decir, en el desarrollo se abordan los argumentos que han llevado al remitente a realizar dicha comunicación.

4. Cierre

En esta sección, se enuncia de manera directa las acciones que el remitente espera que el destinatario lleve a cabo, como una respuesta, un envío de documentación o una conducta en particular.

Puede incluir un contacto, dirección o indicaciones que sirvan para llevar a cabo este objetivo.

5. Despedida formal y firma

Esta es la última parte de la carta, en la cual el escritor concluye su mensaje. Generalmente, debe mantener un tono formal y debe demostrar respeto y agradecimiento hacia el lector.

Luego de esta despedida, se deberá firmar la carta, con aclaración de nombre completo del remitente.

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