Estos son los documentos que jamás deberías tirar si resides en EE.UU. y quieres evitar problemas legales

En Estados Unidos, guardar determinados documentos personales y financieros puede marcar la diferencia entre una organización eficiente y la pérdida de tiempo o recursos. Aunque a menudo se acumulan papeles innecesarios, deshacerse de información clave puede tener consecuencias graves, como complicaciones legales o el riesgo de robo de identidad. Por eso, es importante saber cuáles son los documentos que deben guardarse y por cuánto tiempo.

Documentos personales que se deben conservar siempre

Algunos documentos tienen un valor permanente y nunca deben ser desechados. Entre ellos destacan:

• Certificados de nacimiento y adopción: estos documentos acreditan la identidad y el parentesco, esenciales para tramitar pasaportes, visas o reclamar beneficios legales.
• Licencias de matrimonio y sentencias de divorcio: son necesarios para procedimientos legales relacionados con el estado civil, como herencias o beneficios conyugales.
• Tarjetas de Seguro Social: este número identifica a cada residente en el país y es crucial para acceder a empleo, beneficios públicos y servicios financieros.
• Registros médicos y de vacunación: importantes para acceder a servicios de salud, cumplir requisitos escolares o laborales, y mantener un historial médico completo.

Conservar estos documentos en un lugar seguro, como una caja fuerte o un archivo protegido contra incendios, asegura que estén disponibles cuando se necesiten.

Declaraciones de impuestos y documentos de respaldo

Las declaraciones de impuestos son fundamentales para cumplir con las obligaciones fiscales. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) recomienda guardarlas durante al menos siete años. Este plazo considera posibles auditorías en caso de discrepancias significativas, como ingresos no declarados.

Los documentos de respaldo, como formularios W-2, 1099, recibos y registros de gastos, también deben conservarse por un periodo mínimo de tres años, idealmente siete. Estos papeles son esenciales para justificar las cifras declaradas ante el IRS, según USA Today.

Es importante señalar que si nunca se presenta una declaración de impuestos, no existe un límite de tiempo para que el IRS investigue, por lo que los registros deberían conservarse indefinidamente en ese caso.

Extractos bancarios y de tarjetas de crédito

Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito también requieren una gestión cuidadosa. Aunque generalmente se pueden descartar después de un año, deben conservarse durante siete años si respaldan información fiscal. Digitalizar estos documentos es una opción práctica para reducir espacio físico sin perder acceso a ellos.

Registros de propiedades e inversiones

Los documentos relacionados con bienes inmuebles o activos de inversión deben mantenerse mientras se posean y durante al menos siete años después de venderlos. Estos registros son esenciales para calcular la base de costos, que determina la ganancia de capital y las obligaciones fiscales asociadas.

Entre estos documentos se incluyen:

• Escrituras de propiedad.
• Contratos de compraventa.
• Registros de mejoras o renovaciones.

Mantener una copia digitalizada y una física protegida asegura que estén disponibles para resolver cualquier disputa o auditoría futura. Además, según Notario.org, estos documentos son los que garantizan la seguridad jurídica en las transacciones inmobiliarias, al reducir el riesgo de fraudes y disputas de propiedad. Cualquier cambio en la titularidad debe ser debidamente registrado y conservado para que sea accesible al público.

Cuentas de jubilación

Los registros de cuentas de jubilación, como IRAs o 401(k), también deben guardarse mientras estén activas y durante siete años después de cerrarse. Estos documentos son fundamentales para verificar que las distribuciones se informen correctamente en las declaraciones de impuestos, según lo establece el IRS en su página oficial.

Hay ciertos documentos que, aunque no se usen con frecuencia, deben conservarse indefinidamente:

• Documentos legales como testamentos, poderes notariales y acuerdos judiciales.
• Registros relacionados con impuestos sobre sucesiones o donaciones.
• Diplomas y expedientes académicos.

Estos papeles tienen un valor simbólico, académico o legal que puede ser requerido en cualquier momento.

Documentos temporales

Algunos documentos pueden descartarse una vez que se recibe una versión actualizada. Entre ellos están:

• Evaluaciones de impuestos a la propiedad.
• Informes de crédito.
• Registros de vehículos reemplazados por documentos más recientes.

Antes de desechar estos documentos, asegúrate de destruirlos correctamente para evitar el robo de identidad.

Riesgos de una gestión deficiente

Tirar documentos sin triturarlos puede exponer datos sensibles a delincuentes. Prácticas como el “dumpster diving” o la búsqueda de información en la basura son comunes entre los ladrones de identidad.

Según el Departamento de Instrucción Pública de Wisconsin, esta técnica puede aplicarse tanto en el ámbito técnico como en el físico.

Ámbito técnico: un atacante puede acceder al sistema de archivos de una computadora y buscar elementos eliminados que contengan información valiosa. Esto puede incluir archivos en la papelera de reciclaje o archivos que no se han eliminado de forma segura.

Ámbito físico: implica recuperar información de contenedores de basura o papeleras. La información sensible puede incluir extractos bancarios, tarjetas de crédito preaprobadas, información de préstamos estudiantiles, datos de atención médica, o cualquier otra información impresa que no se haya desechado de manera segura.

Consejos para la organización y seguridad

Una buena organización ayuda a evitar pérdidas y facilita el acceso a documentos esenciales. Estas prácticas pueden ayudarte:

• Digitaliza documentos importantes: utiliza almacenamiento en la nube o dispositivos seguros para reducir el volumen de papeles físicos.
• Etiqueta y organiza: clasifica los documentos en categorías como personales, fiscales, legales y temporales.
• Revisa periódicamente: evalúa qué documentos pueden descartarse de forma segura para evitar acumulaciones innecesarias.
• Protege la información: guarda los documentos físicos en un lugar seguro y protege los archivos digitales con contraseñas robustas.

En 2025. La nueva ley que obliga a Walmart y Target a cambiar la forma de vender sus productos

¿Qué pasa si tomo té de cáscara de mandarina antes de dormir?

En junio. El nuevo feriado estatal que habrá en California en 2025, declarado por Gavin Newsom

Green Card express. Estos migrantes siempre obtienen la ciudadanía estadounidense más rápido que el resto

Plazos y requisitos. Qué es la regla “de los cuatro años y un día” para obtener la ciudadanía estadounidense

Control migratorio. Qué es y para qué sirve el formulario I-94 del Uscis