Tres señales estratégicas para los nuevos encuentros

Con el fin del frío en el horizonte y un respiro en la situación sanitaria del país, hay muchos equipos de trabajo que están planificando encuentros presenciales esporádicos para trabajar juntos y para generar la riqueza de los reencuentros. Uno de los mantras de la “era híbrida” es ¿para qué nos vamos a reunir? El sentido (o no) del encuentro es una de las variables a tener en cuenta, pero no la única. Les propongo pensar también en cómo nos vamos a reunir e intentar hacer las próximas reuniones presenciales más creativas. Podemos obtener nuevos resultados si “señalizamos” bien el camino hacia lo que queremos lograr. Esa es la idea que trabaja Duncan Wardle, expresidente de Innovación y Creatividad de Disney, quien hoy dirige su propio estudio de creatividad Innov8. Lo que se busca crear un ambiente que permita que emerjan las mejores ideas posibles de cada uno de los participantes y momentos.

Podemos empezar por cambiarle el título a los encuentros, que desde la invitación del calendario del mail ya se pueda esperar algo distinto. En vez de agendar “presentación de ventas trimestral” o “reunión de seguimiento de proyecto”, podemos imprimir un “tono” desde ahí. Hacerlo lúdico, disparar una consigna de cara al encuentro. Wardle cuenta que en Disney a las reuniones de brainstorming las llamaban “sofá creativo” y cualquiera podía compartir ejemplos de creatividad que hayan visto fuera de la industria del entretenimiento durante el último mes, de las que a su vez salían buenas ideas para llevar a la propia industria.

La segunda idea es la de diseñar el espacio físico con intención. A veces, sentarse a lo largo de la mesa de reuniones no es la mejor idea para fomentar la colaboración y se parece más bien a esperar el momento a ser juzgado. Al crear un espacio dedicado al pensamiento expansivo (o divergente), se indica que se está buscando ideas dispares. Un círculo de sillas, una reunión al aire libre en la naturaleza. Al eliminar las “tablas” que nos separan en el equipo, se fomenta un entorno de colaboración, no uno crítico.

Finalmente Wardle propone transformar las presentaciones en viajes colaborativos. En vez de entregarnos a un soporífico powerpoint que repite cada una de nuestras palabras,

El mismo Walt Disney convirtió cada presentación en un viaje. Al colocar los materiales que deseaba compartir a lo largo de las paredes, literalmente podía analizar las ideas con su equipo como en un viaje. Su idea, de repente, ya era de todos porque trabajaron juntos en ella mientras atravesaban la habitación.

Bonus track: dejar los teléfonos en la “cárcel de los celulares” por 15 o 30 minutos puede aumentar el foco, colaboración y presencia activa de todos. Ahora sí ¿nos reunimos?-

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