Secretos de productividad. Cuánto tiempo dura la reunión perfecta

La mayoría de las personas tiene una relación de amor/odio con las reuniones. Temen asistir porque normalmente hay otras cientos de cosas que se preferirían hacer con el tiempo. Parte del problema con las reuniones es que no pensamos lo suficiente en ellas, dice Donna McGeorge, autora del libro The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact (La reunión de 25 minutos: la mitad del tiempo, el doble del impacto).

“Cuando surge un problema, el primer instinto es ir a una reunión. La gente no está preparada y luego se siente obligada a invitar a un elenco de miles”, asegura la especialista.

En muchos casos, no es necesario que las reuniones se lleven a cabo y la información compartida podría haber sido un correo electrónico. “Hay tantas formas diferentes de compartir información, dependiendo de lo inteligente que uno sea”, dice McGeorge. “Puede usar el correo electrónico o herramientas como Slack, donde puede realizar encuestas, obtener opiniones de varias personas y enviar videoclips. Hay tantas cosas que no requieren tanto tiempo como seis personas en una reunión”.

Sin embargo, a veces las reuniones son necesarias para poder avanzar en la solución de un tema. “Las reuniones son mejores cuando se necesita una conversación activa que involucre intercambiar ideas entre sí. Algo en lo que se necesita entrar y ensuciarse un poco”, dice McGeorge.

Punto clave

Si bien el valor predeterminado para una reunión suele ser una hora, McGeorge dice que la cantidad de tiempo ideal es de 25 minutos, inspirado en el método Pomodoro de Francesco Cirillo, que establece que 25 minutos es la cantidad óptima de tiempo para que las personas se concentren.

Otro principio que contribuye a la línea de tiempo sugerida por McGeorge es la llamada ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande para llenar el tiempo asignado. Si le da a una reunión una hora, es probable que se encuentren temas para discutir para llenar el vacío.

McGeorge también dice que el llamado Efecto Ringelmann puede afectar la duración de la reunión. Desarrollado por el ingeniero agrónomo francés Max Ringelmann, describe la tendencia de la productividad individual a disminuir a medida que aumenta el tamaño del grupo.

“Cuanta más gente se involucre, menos productivos nos volvemos”, dice McGeorge. “Si se van a hacer encuentros cortos de 25 minutos hay que ser muy cuidadoso sobre quiénes van a participar”.

McGeorge recomienda tener no más de siete personas en la reunión. “En el momento en que se supere el número siete será imposible tener la opinión de cada uno de ellos”, dice la especialista.

Preparación previa

Para usar el tiempo en forma inteligente es clave prepararse con anticipación. McGeorge dice que las reuniones exitosas requieren las tres P: propósito, personas y proceso.

El primer punto es definir cuáles el objetivo o propósito del encuentro. ¿Se busca tomar una decisión, resolver un problema o armar un presupuesto? Sea lo que sea, hay que tenerlo definido de antemano.

A continuación, hay que asegurarse de contar con las personas adecuadas y decirles qué se busca de cada uno. “Las reuniones no son el lugar para venir y recibir una cuchara de diapositivas”, dice McGeorge.

“La forma en que funcionan mejor es cuando le das a la gente el propósito con anticipación, diciéndoles: ‘Queremos que vengas listo para discutir y resolver estos problemas’. O ‘Necesitamos que brindes una actualización de un minuto sobre el proyecto’”, agregó.

La importancia del proceso

La P final es “proceso”, lo que significa tener una forma eficaz de llevar a cabo una reunión. En lugar de descartar un tema y avanzar a los tropezones, McGeorge recomienda usar el método de “escanear, enfocar, actuar”.

Escanear durante los primeros 12 minutos del encuentro, recorriendo la sala, con todos dando una actualización de un minuto. El convocante de la reunión luego enfoca la información proporcionando comentarios sobre los temas que han escuchado. Luego, hay que usar los minutos finales para idear elementos de acción que puedan resolver los problemas.

“La claridad más la escasez generan urgencia”, dice McGeorge. “Si tenemos claro lo que queremos hacer, sabemos cuál es nuestro propósito y estamos escasos de tiempo (con el tope de 25 minutos), creamos una sensación de urgencia para hacer las cosas”.

McGeorge dice que es como entrar a una reunión y decir: “Tengo una parada difícil al mediodía”. “Todo el mundo dice: ‘Bueno, entonces será mejor que nos concentremos’”, dice ella. “Se trata de capturar esa energía”.

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