Laura Mae Martin: “Ser intencional con uso del tiempo, permite conquistar grandes logros con calma”

Catorce años eficientizando procesos en el gigante de internet, transformaron Laura Mae Martin en una de las máximas referentes de productividad corporativa del mundo. Ahora condensa sus hallazgos en su primer libro Uptime, una guía práctica para la productividad personal y el bienestar, con claves que compartió en exclusiva con LA NACION. Comenzó su carrera en el área de ventas y sorprendió a sus compañeros al cumplir sistemáticamente sus objetivos, sin trabajar jornadas eternas. Todos querían saber cómo lo hacía. Martin comenzó a compartir sus secretos, enseñando a sus compañeros de trabajo a ordenar sus calendarios de trabajo y estructurar sus días. La pandemia fue el impulso para que su habilidad se transformara en un rol de tiempo completo. Hoy trabaja con miles de googlers de todo el mundo para que alcancen su máximo potencial, sin sacrificar su bienestar.

-¿Por qué es tan difícil escapar de la cultura de estas siempre ocupados en la corporaciones?

-A veces cuando hablamos de balance entre el trabajo y lo personal, parecería que hay que abandonar uno para que el otro esté bien, y lo que creo, especialmente luego de la pandemia, es que tenemos que encontrar los propios límites. Para muchas personas que trabajan remoto o con distintos usos horarios, esos límites no ocurren naturalmente. Es ahí donde tenemos que ser realmente intencionales al decidir hasta acá tomo reuniones, es ahora cuando no voy a estar en el teléfono mientras estoy haciendo esto con mi familia, etc. Requiere un nivel de intención que no se necesitaba en la oficina de 9 a 18hs. Muchas personas siguen aprendiendo como estirar ese músculo y cómo dibujar los nuevos límites.

-Para ser intencionales, tenemos que ser selectivos ¿Cómo lo logramos sin sentir que le estamos fallando a alguien?

-Hay una frase que se usa mucho que es “NO” es una oración completa, y no creo que sea así. Si solo decimos “No”, nos sentimos incómodos, especialmente cuando queremos mantener y cuidar nuestro capital social. Lo que propongo en el libro es lograr ser vistos como un “tiburón amistoso” en lo que se refiere al uso de nuestro tiempo. Ser realmente territoriales, pero con una gran sonrisa y aprendiendo buenas maneras de decir que no. “Sí, pero no este trimestre. No puedo, pero tengo estos cinco oradores buenos para hacerlo, etc.”. Se trata de desarrollar un balance entre ser intencional y protector del uso de tu tiempo y al mismo tiempo que los demás sientan que tenemos una predisposición a estar abiertos a trabajar con ellas.

-Una queja permanente en las oficinas es que las reuniones recurrentes, esas que ya están marcadas en el todo el calendario anual, se llevan demasiado tiempo. ¿Cómo podemos eficientizar esto?

-Tengo tres estrategias para esto. La primera, un tanto drástica, declarar la bancarrota a las reuniones y pensar como si tuviésemos el calendario totalmente en blanco. Me invitaron a esta reunión que comienza hoy durante tanto tiempo con estas personas de manera recurrente. ¿Lo acepto? Tenemos esta forma de seguir con las cosas que siempre hemos hecho, lo comparo con una suscripción a Netflix en la que conviene preguntarse cada mes. ¿Realmente estoy viendo suficientes programas para justificar este costo? La segunda, algo que muchos equipos de Google hacen, es crear instancias de cinco reuniones recurrentes como máximo. Luego de ese período, tengo al información necesaria para corregir duración, roles que asisten, dinámicas etc. Y en tercer lugar, lo que llamamos “Auditoría de reunión”, Solo vemos cosas en nuestro calendario que dicen “semanal”, “quincenal”, “mensual”, “trimestral”, pero no sabemos qué significa eso realmente. Necesitamos ver realmente cuánto suman. Por eso, recomiendo tener una reunión de única vez para mirar el trimestre completo. ¿Cómo se compara todo con lo demás? ¿Es ahí donde quiero pasar mi tiempo? Viéndolo de esa manera, se pueden hacer ajustes muy rápidos. Frases como “No debería pasar 20 horas por trimestre en esa reunión. Así que vamos a reducirlo a una cada dos semanas”. Todo es posible al tener una visión más holística que semanal, es como mirar a la cuenta bancaria completa para tomar decisiones sobre nuestro dinero.

-¿Tienen en Google algún sistema de medición para entender qué reuniones aportan valor y cuáles no?

-Sí, tenemos herramientas internas donde podés calificar una reunión en una escala del uno al cinco y darle comentarios al creador de la reunión. Algunos propietarios de reuniones envían una encuesta para preguntar qué te pareció. Dentro de nuestros productos, cualquier persona dentro de Google Calendar puede hacer una auditoría de sus propias reuniones y en una función llamada información sobre el tiempo, si haces clic en el tiempo, te mostrará con quién te reúnes más a menudo y qué día tienes más reuniones, ya sean reuniones grupales o individuales. Y así puedes obtener esos datos para entender dónde estás invirtiendo tu tiempo.

-En el libro proponés que para que algo sea prioritario debe tener relacionado dos o tres actividades que empiecen con un verbo. ¿Podés explicar este sistema?

-Si yo quiero tomar una prioridad, es fácil decir cosas como “quiero reestructurar mi equipo” o “reescribir la visión de nuestro equipo”, pero en realidad para entender cuántas horas necesitas comprometerte con eso, necesitas entender cómo se ve eso en tu calendario. Entonces, eso podría implicar “reunirme con mi gente de nivel superior para tal cosa”, “hacer entrevistas para agregar nuevos miembros”, “leer cómo RR.HH. estructura del equipo. Entonces, ahora, cuando esas cosas comienzan a aparecer en tu calendario, ves esas tres prioridades y las cuantificas en horas.

-A veces tenemos claras las prioridades, pero el contexto o nuestro jefe las rompe con otros imponderables. ¿Cómo se actúa en esos casos?

-Cada vez que decidas cuáles son tus prioridades, debes compartirlas, negociarlas y cumplirlas. Hablar con tus superiores, porque eso evita situaciones posteriores y si ocurren poder decir. “Bueno, me dijiste que estas son mis prioridades, ¿eso cambió? ¿Hay algo que debería dejar de lado? Lo mismo en la vida personal, si decides que vas a asumir algo importante en el trabajo, debes compartirlo con tu familia. Si surgen muchas cosas urgentes, es que tenés que hacer de esas urgencias tu prioridad, como en sala de un hospital. Un ejecutivo del que hablo en el libro, deja una o dos horas de la tarde libres todos los días para imponderables y esa es una buena práctica para él. Pero también para su equipo, cuando surgen cosas urgentes, ya saben que está disponible a la 1 de la tarde. Él lo llama “sus cosas del mismo día”. Por eso, se trata de ser honesto contigo mismo. No puedes comprometerte al 100 % y luego tener asuntos urgentes que debes abandonar y decir que no. Yo me comprometo al 70 % sabiendo que con los asuntos urgentes llegaré al 100%.

-Respecto de la disponibilidad del calendario, hay un círculo vicioso en el que las personas bloquean su calendario preventivamente, para que otros no se lo tomen, y esto atenta contra la colaboración.

-Hay que comunicar y ser super abierto de por qué lo haces. Describir en tu calendario “Hola, hago mi mejor trabajo enfocado de nueve a diez. Si me necesitás, estaré disponible a las 10 o conversémoslo” en lugar de solo un bloqueo silencioso en tu calendario, sabes que eso crea misterio y posible malestar.

-En Google celebran un desafío que llaman “El martes sin tecnología”. ¿Cuál es el propósito y qué descubren con este tipo de desconexión?

-Comenzó como una propuesta de mi boletín semanal y miles de personas se unieron en los últimos cinco años. Lo que sí esperaba: la gente dijo que fue difícil al principio, pero luego se encontró con mucho más tiempo para hacer cosas en la casa, tener conversaciones significativas con un hijo adolescente, pasar tiempo en la naturaleza. Pero el comentario más interesante que no esperaba fue sobre el desempeño del miércoles, en el que muchos sintieron que era su mejor día, por los beneficios de la desconexión del martes: mejores ideas, más foco. Cuando priorizás cosas como el tiempo libre y tu bienestar, generás un ciclo virtuoso.

-Con Gemini, la Inteligencia Artificial de Google, están mostrando un sinfín de usos que eficientiza el trabajo de la oficina, ¿qué estás viendo ahora y qué viene?

-Si estás probando IA, ya sea para mejorar el uso de tu correo electrónico , tu teléfono o tu lavavajillas, te recomiendo que realmente comprendas todo lo que puede hacer por vos porque eso es lo que te va a ahorrar tiempo a largo plazo. Eso es lo que hice y lo que aliento a las personas a hacer a través de mis programas: decir, esta es mi lista de tareas semanales ¿cuáles son algunas de las formas en que la IA puede ayudar? Ya sea resumir este boletín para mi gerente o necesito ver estos videos y entender la esencia de ellos, la IA puede hacer eso. Puede analizar un video de YouTube y darte los tres puntos principales o redactar un correo electrónico para mi equipo sobre mis nueva organización y cómo me estoy tomando el tiempo urgente. Por eso, lo que recomiendo es probar, dejar que transcriba esta reunión y luego ver cuánto me ayuda. Se vuelve adictivo porque ahorra mucho tiempo. Un ejemplo mío, que hice con el desafío de “Martes sin tecnología”. Hago una encuesta todos los años para entender qué sirvió y qué cambiar, así que recibí miles de respuestas. Tomé todos los datos y los puse en AI Ask Gemini. ¿Cuáles son los temas principales que le gustaron y no le gustaron a la gente sobre este desafío? En un minuto, generó un análisis que solía llevarme cuatro horas. Entonces, creo que resumir, planificación, para lluvia de ideas y la investigación son puntos clave en los que las personas pueden comenzar a usar la IA.

-¿Cómo un trabajo ejecutivo de tiempo completo y siendo mamá de tres hijos menores de cinco años ¿qué aprendiste del manejo de tu tiempo al escribir el libro?

-Cuando decidí escribir un libro, sabía que iba a convertirse en una de mis tres prioridades principales y que otras cosas tenían que quedar en segundo plano. Hablé con otros autores sobre la cantidad de tiempo que se necesitaba para escribir y editar. Pensé que iba a escribir mejor por la mañana porque soy una persona madrugadora, así que comencé mi agenda bloqueando todos estos espacios de la mañana para escribir y luego usando la tarde para reuniones. Pero en la primera o segunda semana me di cuenta de que me sentaba a escribir por la mañana y simplemente no tenía la energía adecuada. Estaba más en un estado de concentración que en un estado de ánimo creativo, las palabras no fluían. Así que reestructuré mi horario y terminó siendo mucho mejor. Usos sistemas, hago lo mismo con la planificación de las comidas. Tenemos el lunes sin carne, pasta el martes y una nueva receta el miércoles. Así que, de nuevo, cuanto más tienes en marcha, más intencional tienes que ser para alcanzar tus metas con calma. Y con tres niños pequeños, tienes que ser específico, porque las cosas no suceden solas.

Reseteo de reuniones en 3 pasos

1. Bancarrota de reuniones: Partir de un calendario totalmente vacío y renovar elecciones de asistencia una a una. Como si fuese una suscripción: ¿Vale la pena el costo que pago con lo que obtengo de ellas?

2. Agendar un máximo de 5 reuniones recurrentes. Luego medir duración, roles y resultados, corregir antes de agendar las próximas.

3.Auditoría de reuniones: Mirar el trimestre completo y hacer la suma de la cantidad de horas que se pasan en las reuniones recurrentes para tomar decisiones holísticas y no aisladas.

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