La clave para multiplicar el tiempo de calidad

Nunca escuché a nadie decir: “Qué bueno, me espera una tarde de control de stock y de cargar facturas al sistema” o “Pasé la mañana agendando y reagendando turnos, fue un tiempo bien invertido”. A todos nos toca afrontar tareas repetitivas en nuestros diferentes roles, tanto en el trabajo como en temas personales. En este sentido, me sorprendió gratamente hace unas semanas cuando le pedí un turno a una médica y me mandó un link para que lo autogestione. En este caso, es una app simple que muchos profesionales de la salud usan, en la que el paciente agenda, suspende o reubica sus turnos sin que el médico o su asistente utilicen tiempo para esto. Automatizar tareas que no generan valor multiplica nuestro tiempo de calidad. Una de las principales razones por las que no automatizamos más los procesos tediosos o repetitivos es porque no frenamos a hacernos la pregunta: ¿Cuáles son las acciones cotidianas que nos demandan un alto esfuerzo y generan bajo impacto en poder alcanzar nuestros objetivos, en el negocio o en nuestras metas? Lo que quepa en esa respuesta debería ser delegado o automatizado. Por ejemplo, un pendiente grande que tengo es el de las compras semanales. Solemos usar varias horas para ir los negocios del barrio y siempre pero siempre traer lo mismo. ¿Por qué no hacemos el pedido y que se repita y llegue a nuestra casa semanalmente? Porque no frenamos a pensar y a ejecutarlo.

Y en nuestros trabajos también pasa. “El automatizar tareas repetitivas libera tiempo y esto permite que las personas puedan centrarse en actividades que generan mayor valor y que además les brinda mayor satisfacción. Todos tenemos claro que un vendedor se siente mucho más pleno al hacer actividades comerciales, como hablar con clientes, qué perder tiempo armando informes”, explica Javier Ailbirt, CEO de la forma de automatización de procesos TheEye. Ailbirt cuenta que del total del tiempo empleado en una compañía, en promedio, un 53% se utiliza en actividades operativas y de control, y con la automatización de procesos se puede liberar hasta un 30% de esas actividades. “Además de liberar tiempo, indirectamente también ayuda a mejorar la motivación, reducir riesgo de burnout, instaura una cultura digital y optimiza tiempos, logrando seguir la tendencia de la jornada laboral reducida”, agrega.

Un ejemplo que se repite es la carga de facturas, en donde las demoras y los errores puede costar caro. Hoy existen tecnologías como robotización automática de procesos (RPA) que combinado con Inteligencia Artificial (IA), pueden automatizar hasta un 95% de las recepciones de las facturas, validándolas contra el sistema y contra AFIP. Automatizar lo operativo nos permite redireccionar al talento hacia el análisis y resolución de problemas. Prometo automatizar mis compras pronto. Vos ¿qué vas a automatizar?.

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