Por qué el “multitasking” conspira contra nuestra productividad

Podría pensarse que el multitasking nos hace más productivos. Sin embargo, de acuerdo al psicólogo Gerald Weinberg, realizar varias tareas al mismo tiempo puede reducir hasta en un 80% nuestra productividad laboral. Eso significa que si bien muchas personas se pasan la vida haciendo varias tareas de distinta naturaleza a la vez, lamentablemente lo hacen a contrapelo de sus posibilidades de éxito y no están usando su tiempo de manera productiva ni con un óptimo rendimiento. De hecho, según un estudio, solo el 2,5% de la población hace multitasking de manera eficiente.

Estas son las razones de por qué el multitasking es tan perjudicial, por qué tantos de nosotros lo hacemos, y lo que realmente podemos hacer para llevar a cabo todas esas tareas:

El porqué del multitasking

Lo que muchas personas tal vez no advierten es que el verdadero multitasking no es lo que piensan. Hacer varias tareas distintas al mismo tiempo es en realidad un “task switching”, o sea ir y venir de una tarea a la otra. Y eso es sumamente ineficiente y confuso para nuestro cerebro —especialmente si son tareas no relacionadas entre sí o a las que no estamos acostumbrados—, y cada vez que vamos de una tarea a la otra, ese cambio consume unas fracciones de segundo. Si hacemos eso constantemente, el efecto acumulativo es mentalmente agotador. Y aunque tengamos la sensación de que estamos “haciendo más”, el task switching va en detrimento de la productividad: disminuye la concentración, aumenta la sensación de estrés, y exacerba la impulsividad y la irritabilidad.

Cuando obligamos al cerebro a cambiar de foco todo el tiempo, todo nos cuesta más, nos sale peor, y agotamos nuestras reservas de energía mental.

Por lo general, hacemos multitasking porque nos programaron para creer que estar ocupado todo el tiempo es bueno: la única adicción que todos celebran es la de estar siempre ocupados. Sin embargo, la concentración en una sola tarea puede ayudarnos no solo a alcanzar, sino a superar nuestros objetivos, tanto en la vida como en el trabajo.

Algunas personas, sin embargo, tal vez sean capaces de concentrarse en varias cosas a la vez. Pero para la mayoría de nosotros, es mejor enfocarnos en hacer bien un par de cosas, en vez de tratar de cumplir con todo al mismo tiempo.

Estas son cuatro maneras de mejorar la productividad de nuestro trabajo:

Entender el Principio de Pareto

Según el Principio de Pareto —llamado así en honor al economista que lo formuló—, el 20% de lo que hacemos genera el 80% de los resultados que obtenemos. Tal vez nos haga sentir bien pensar que estamos “haciendo”, y por lo tanto “logrando”, pero hacer no necesariamente implica nada en términos de resultados, en especial si son cosas en las que no conviene enfocarse al mismo tiempo. El problema es que la mayoría de la gente no sabe identificar ese 20% de tareas que sí redundan en resultados.

No todas las tareas son iguales, así que al tratar de hacer todo a la vez, las complicamos más de lo que naturalmente son y se dificulta lograr el resultado que esperamos. La sugerencia para cualquiera que tenga problemas de productividad es que dedique más tiempo a identificar cuál es ese 20% de tareas que producen el 80% de nuestros resultados.

Elaborar una estrategia que conduzca a los resultados que esperamos

Acto seguido, la sugerencia es elaborar una estrategia que nos ayude a lograr lo que nos propusimos, y por “estrategia” no nos referimos a algo super complicado. Las mejores estrategias son simples y se proponen entre tres y cinco objetivos, y luego a cada uno de ellos se le asigna un tiempo determinado para poder completarlos.

Esa estrategia puede incluir, por ejemplo, aplicar prácticas de “trabajo profundo”, agrupar tareas afines, limitar o eliminar las distracciones, y también generar “espacio en blanco” en nuestra agenda. Porque cuando ya hemos dedicado tiempo a pensar en esas pocas cosas que queremos realizar y nos hemos hecho tiempo para llevarlas a término, avanzamos mucho más rápido.

No morder más de lo que podemos masticar

Otra medida eficaz para ser más productivos es, por decirle de alguna manera, no servirnos más que lo que vamos a comer. Cuando hayamos hecho el ejercicio de identificar nuestras tareas prioritarias, hay que sacarse de enfrente lo demás y ponerlo en tres cajones distintos: las tareas delegadas —las cosas que deben ser hechas y pueden ser delegadas—, las tareas diferidas —las necesarias, pero no ahora—, y las tareas eliminadas, o sea las que no vale la pena realizar, ni ahora, ni después, ni por otros.

Ayudarse con todas las herramientas disponibles

Por último, conviene adoptar sin miedo los sistemas, procesos y tecnologías que puedan servirnos y facilitarnos la vida. La realidad es que si no dedicamos un poco de tiempo a pensar como implementar todas esas herramientas en nuestro trabajo, seguiremos corriendo como los hámsteres en su rueda. Si repasamos, aplicamos y adaptamos adecuadamente esos sistemas y tecnologías, nuestra productividad y nuestro rendimiento mejorarán notablemente.

Por Sara Sabin

(Traducción de Jaime Arrambide)

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