Coronavirus. Zoom para todos: las asambleas de accionistas se vuelven virtuales

El coronavirus ha cambiado nuestra vida cotidiana, tanto social como laboralmente. El teletrabajo, las reuniones virtuales de equipos son desde hace poco más de un mes moneda corriente en el sector corporativo. Ahora se suman, también, las asambleas de accionistas.

Estas reuniones, en las que se suelen tomar decisiones muy importantes para las compañías, se realizan generalmente durante los primeros cuatro meses del año. Aunque algunas empresas decidieron posponerla, otras optaron por concretarla virtualmente.

El puntapié inicial lo dio la Comisión Nacional de Valores (CNV) al emitir la resolución 830/2020 autorizando realizar las asambleas de forma remota, en medio de la cuarentena impuesta por el Covid-19. Esta resolución hizo posible que Pampa Energía pueda convertirse en una de las primeras compañías, en nuestro país, en realizar su asamblea a distancia. "Se realizó el 7 de abril y participaron 25 personas. Dado el contexto actual nos vimos obligados a hacerla en forma remota. Nunca antes habíamos tenido la necesidad de hacerlo de esta manera, por lo que el equipo de sistemas en conjunto con el área de Legales y Relación con inversores nos pusimos a diseñar una solución que cumpla con los requerimientos de la normativa. Pampa es una compañía en oferta pública y en tiempos normales en la asamblea han llegado a participar 60 personas", explica Emiliano Landesman, director de Sistemas de Pampa Energía.

Pocos días más tarde llegó el turno de Naranja, quien suele hacer su reunión de accionistas en la provincia de Córdoba. "La realizamos el 16 de abril y participaron accionistas, directores y síndicos. Eran más de 10 personas. Los concurrentes estaban, físicamente en Córdoba y Buenos Aires y fue la primera vez que lo hicimos de esta manera", aclara Gerardo Fraire, gerente de Relaciones Institucionales de Naranja. Para poder realizarlo esta empresa utilizó la aplicación Zoom PRO, que permitió la transmisión fiel y simultánea de sonidos, imágenes y palabras, dando estricto cumplimiento a lo requerido por los organismos oficiales.

El primer inconveniente con el que se encontró Pampa Energía fue que CNV no deja hacer asambleas salvo si están contempladas en el estatuto de la compañía. "Pero para cambiar el estatuto tiene que aprobarlo previamente la misma CNV y los accionistas, por lo que tuvimos que solicitar una exención por única vez", revela Landesman.

Otro obstáculo que tuvo que pasar la empresa de energía es que la norma pide que haya congruencia de imagen y sonido. Además establece, también, que los accionistas emitan voto a viva voz. "Para lograrlo utilizamos la plataforma de colaboración de Microsoft Teams, que es la misma solución que estamos usando para teletrabajo. Esta aplicación cumple con los reglamentos de auditoría interna y se ajusta a nuestros parámetros de IT, algo que no ocurre con otras plataformas, porque no ofrecen soluciones corporativas", detalla el directivo de Pampa Energía.

Para evitar intrusos

Otro punto muy importante es la seguridad de la tecnología utilizada. Por eso la firma de energía pidió a sus accionistas y asistentes que siguieran varios pasos formales antes de "ingresar" en la reunión virtual. "Se le solicitó a cada accionista o a su apoderado que nos informen de manera electrónica la persona que asistirá y su DNI, el envío de los documentos de donde surge la facultad para hacerlo, y los certificados de tenencia. Al mismo tiempo se le envió un código de identificación único a cada accionista para que valide su identidad el día de la reunión, y un link para el acceso a la misma. Cuando la persona accedía al link no entraba directamente a la reunión, sino que lo hacía a un 'lobby' donde era recibido por un moderador que acreditaba la identidad mediante el código, antes de darle paso a la sala virtual de la asamblea. A su vez, antes de comenzar la sesión, y como doble chequeo de identidad, se le pidió a cada participante que hiciera una presentación formal con audio y video. La asamblea fue grabada mediante la misma plataforma, y participaron personal, directores, y representantes de bolsas y mercados argentinos, supervisando todo el tiempo", resume el ejecutivo de Pampa Energía.

Además de tomar todos estos recaudos, la compañía de energía guardó de forma virtual los certificados de cada accionista, sus poderes, y sus DNI. Mientras que los temas formales de inscripción, certificado de tenencias, agenda, acta y votación fueron resueltos en forma electrónica dentro de la plataforma, mediante la distribución de archivos PDF encriptados, o vía mail, con aprobaciones. "Sin embargo, la normativa aún nos exige cumplimentar la documentación en formato físico, así que cuando termine la cuarentena se harán las rúbricas en los libros, certificaciones, etc.", agrega Landesman.

En Naranja también incrementaron su seguridad al realizar esta reunión. "El área de Seguridad de la Información reforzó los protocolos. Instantes previos a la asamblea, se compartió un enlace protegido con usuario y contraseña extra", asegura el ejecutivo de esta entidad financiera.

Además desde Naranja explican que en el texto del acta se dejó constancia de que fue realizada a distancia por videoconferencia, garantizando la participación simultánea de todos los asistentes. "Todo fue grabado para dejar registro de las intervenciones de los participantes", sostiene Fraire.

La necesidad de hacer asambleas virtuales llevó a las empresas de tecnología a desarrollar servicios especiales. Yahoo Finanzas, el sitio de noticias financieras de Verizon Media, anunció para hoy la transmisión en vivo de la reunión anual de accionistas de Berkshire Hathaway en los Estados Unidos. La asamblea de esta sociedad holding presidida por Warren Buffett es un evento muy popular para la comunidad de negocios internacional, ya que tradicionalmente miles de personas de todo el mundo viajaban a Omaha, Nebraska, para asistir al "Woodstock para capitalistas.

Convocatoria virtual

Edesur y Costanera, las eléctricas del grupo Enel, son otros ejemplos de adaptación al nuevo modelo de convocatoria virtual. En ambos casos, las asambleas habían sido convocadas antes de la cuarentena y ante la imposibilidad de realizar una convocatoria tradicional decidieron informar a la Comisión Nacional de Valores el nuevo esquema no presencial de las asambleas que se llevaron a cabo el 30 de marzo en el caso de Edesur y el 7 de abril para Costanera.

"La experiencia fue realmente muy positiva. A pesar de las corridas para organizar en tiempo récord los formalismos adaptados a la nueva modalidad, cumplimos con éxito el objetivo propuesto al inicio de la consulta; el de no postergar la celebración de las asambleas", señaló Mónica Diskin, director de Legales de Enel Argentina.

"Para todos los presentes fue un replanteo de poder llevar a cabo actos que históricamente implicaba mucho movimiento de gente, presentaciones, acreditaciones y formalismos; para finalmente demostrar que la transparencia del acto puede llevarse perfectamente a cabo de manera virtual", agregó Diskin.

Lo que viene

En la medida que la cuarentena obligatoria se posponga seguramente más compañías deban realizar sus asambleas de esta manera. La Sociedad Comercial del Plata (SCP), por ejemplo, debería haber realizado su asamblea el 19 de marzo pero pidió autorización a la CNV para prorrogarla y fue otorgada. Esta compañía inversora, que tiene más de 11.500 accionistas en 16 países y que entre sus activos se encuentra Canteras Cerro Negro, Destilería Argentina de Petróleo (Dapsa) y Compañía General de Combustible, tiene, ahora, una nueva fecha publicada en el Boletín Oficial: el 19 de mayo. "La convocatoria es presencial, pero en caso de que se mantenga la restricción de libre circulación, se realizará a distancia mediante la utilización del sistema de videoconferencia. La plataforma que elegimos es Zoom Pro y estamos trabajando para cumplir las cuestiones técnicas requeridas por la CNV, como así también, para dar el orden necesario y poder efectuarla de la mejor manera posible", adelanta Marcelo Salvo, gerente de contaduría e impuestos de SCP.

Aún no está dicha la última palabra pero los ejecutivos de Pampa Energía y de Naranja coinciden en que estuvieron muy conformes con la experiencia. "La asamblea fluyó sin problemas. Todos los participantes de la reunión pudieron intercambiar opiniones normalmente. La instancia fue todo un éxito", señala el ejecutivo de Naranja. "Considero que el éxito de esta asamblea, así como la experiencia de trabajo remoto sientan un precedente importante y habilitan la oportunidad de digitalizar algunos procesos y eventos en un futuro pospandemia. Lo que hoy implementamos en Pampa Energía para proteger la salud de nuestros colaboradores, sus familias y la sociedad, mañana puede aplicarse para ser más eficientes en costos y procesos. La tecnología existe, las barreras para hacerlo muchas veces son culturales", concluye Landesman.

11.500 - Multitud: Son los accionistas que tiene Sociedad Comercial del Plata, que prepara su asamblea virtual para el 19 de mayo

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