Claves para fortalecer el trabajo en equipo entre los despachantes y las organizaciones

En el artículo del mes anterior publicado en este suplemento, se destacaron cuáles eran algunos de los consejos para construir el vínculo entre las organizaciones contratantes y los despachantes de aduanas. A continuación, destacaremos otros puntos a tener en cuenta:

Tecnología: la AFIP pone a disposición una gran cantidad de datos referidos no solo al estado de los procesos aduaneros sino a los detalles de las declaraciones. Mediante la tecnología adecuada, que puede incluir la adopción de soluciones de business intelligence, el despachante está en condiciones de explotar dicha información de forma tal que pueda emitir reportes predefinidos hacia distintos usuarios, incluso con un detalle a nivel de SKU. En este punto es importante definir los usuarios internos que recibirán los avisos y reportes que incluso pueden ser automatizados por el despachante, su frecuencia y el contenido. Además, existen sistemas informáticos con soluciones de interfaces que pueden ser útiles, dependiendo del nivel de integración que se desee. Por supuesto que esto debe ir acompañado de mecanismos periódicos de evaluación sobre la oportunidad e integridad de la información suministrada.

Por su parte, entregar información al despachante de manera más estandarizada y estructurada, acompañando el acostumbrado PDF con datos en formatos digitales predefinidos puede contribuir a una mejor integración. Si esto no pudiera hacerse para cada transacción, ayuda tener claridad a nivel de las distintas operativas de la empresa, definiendo por proveedor o cliente la información crítica que las caracterizan (vinculaciones, formas de pago, monedas de transacción, etc.). De esta forma, el despachante podrá enfocarse en realizar una tarea de procesamiento y control de calidad de la información, contrastando por ejemplo la que consta en la orden de compra con la factura del proveedor del exterior.

El resultado usualmente es un proceso muy eficiente, con bajos desvíos y reprocesos y un servicio al cliente final de excelencia que puede ser un diferencial para el operador.

Precio: un tema que surge y genera cierta controversia es si conviene contratar el despacho aduanero junto con el servicio de agente de cargas. Hay varias cuestiones a considerar, pero hacerlo de esa manera puede generar una pérdida en el foco de la contratación. La dinámica en la negociación de los fletes es distinta a la que aplica para el despacho aduanero, donde es normal acordar una tarifa por cada declaración, que puede depender de la complejidad en los trámites requeridos, en el valor de la mercadería o en la cantidad de artículos a clasificar. Contratar un único agente de cargas con su despachante podría significar perder asesoramiento o disponer de menor calidad en el reporte de información e incluso no tener la oportunidad de acceder a mejores tarifas de fletes.

El asesoramiento del despachante, así como su organización y tecnología pueden ser también la clave para mantener los costos en un mínimo al utilizar adecuadamente distintos regímenes promocionales como el de importación temporaria, realizar una correcta clasificación arancelaria o bien mantener bajo control procesos que requieren la gestión y realización de trámites burocráticos complejos como la exportación de productos orgánicos o el de DJVE para mercaderías del complejo agrícola.

En cualquier caso, el Comex es una actividad que requiere de una visión de conjunto, por consiguiente, en necesario entender que el trabajo en equipo será siempre la clave para lograr los resultados deseados

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