Por qué es importante el software de gestión en las empresas agropecuarias

Los debates sobre la incorporación de tecnología en el sector agropecuario siempre adolecen de precisiones. Es difícil encontrar tecnologías tan vanguardistas como las que los productores aplican en semillas, fertilizantes o fitosanitarios. Algo parecido se puede decir de la maquinaria y otras herramientas de trabajo que combinan fierros y computadoras generando una productividad que es la envidia de todos nuestros competidores en el mundo.

Sin embargo, a la hora de la gestión y la digitalización, sí podemos reconocer una curva de adopción más suave, casi con desconfianza.

¿Por qué es necesario dejar los cuadernos y hasta el santo -me levanto- excel -me vuelvo a sentar- y pasar a usar herramientas más sofisticadas? Me refiero específicamente a los software de gestión. Les comparto tres razones:

Ventajas

• Aumenta la cantidad y calidad de la información disponible: un sistema de gestión automatiza el ingreso de información, disminuyendo la carga administrativa y mejorando el control. Además, ordena y procesa esta información generando reportes automáticos, cruzando información, actualizando precios y tipos de cambio, facilitando así la tarea de los contadores y responsables de finanzas.
• Permite obtener respuestas a más preguntas: ¿cuánto cuesta cada kilo de engorde a los novillos? ¿Cuántas horas de uso por campaña justifican adquirir una maquinaria, en lugar de usar un contratista? ¿Cuánto se invirtió en insumos exactamente en cada cultivo? ¿Qué implica en términos de costo de oportunidad tener 50 milímetros de lluvia menos en determinado lote en la próxima campaña? Estas son algunas preguntas que debería poder contestar cualquier productor que considere su actividad una empresa, y no un hobby.
• Permite compartir la información con todos los miembros de la organización: cuando se recorre un proceso de mejora continua y crecimiento de corto, mediano y largo plazo, es necesario que cada integrante de la empresa, y sus asesores externos, puedan medir objetivos y resultados. Su incorporación genera así un impacto directo en la cultura, hacia la gestión de objetivos.

Algunos tips para tener en cuenta. En primer lugar, quienes decidan incorporarlos deberán saber que los sistemas de gestión deben reflejar la totalidad de la operación, incluyendo todos los cobros y pagos. No solo los procesos comerciales o productivos.

Además, es muy común ver en las empresas familiares medianas que la caja de la empresa financie los gastos de la familia. Eso no es malo, pero el sistema debe incluir también las demandas de fondos a los gastos.

Por último, es aconsejable que antes de incorporar un sistema se hable con los usuarios internos y externos de la empresa. Los responsables de administración son los principales usuarios en la carga de información: deben ser parte de la estrategia o esta tendrá poco éxito. Y los asesores externos, como contadores y asesores financieros, también pueden tener interés en los reportes que se generen. Por eso, recomendamos hacerlos participar si se va a incorporar esta tecnología.

Para tomar mejores decisiones se debe contar con más y mejor información. Espero que muchos que todavía no lo hacen decidan finalmente dar este importante paso hacia la digitalización, la gestión inteligente y la modernización de nuestra agroindustria.

El autor es socio de Barrero & Asociados

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