Agenda. Parar la pelota y dejar de hacer cosas por inercia, antes de que nos lleve puesto el año

Cientos, a veces miles, de correos sin leer y mensajes en los diversos grupos de chats en los que participamos; reuniones innecesarias, sobre temas que no nos involucran o no nos interesan; informes que no tenemos tiempo de producir ni de leer. Recién estamos en febrero y, cuando miramos nuestra agenda de actividades, ya nos sentimos abrumados por la cantidad de ítems y compromisos pautados de antemano. ¿Cuántas horas al día, al mes, al año dedicamos a seguir haciendo cosas que, bien miradas a la luz del contexto de hoy, ya no son útiles ni necesarias para los resultados que buscamos, y las mantenemos por inercia o por falta de atención? Paremos temprano la pelota. Estos primeros días, antes de que nos lleve puesto el año, dediquemos un tiempo a limpiar y poner en orden nuestras agendas para hacer de 2020 un ciclo más productivo y feliz.

Tamizar y filtrar: ¿qué es útil que sigamos haciendo este año y qué no?

Muchas veces seguimos manteniendo una agenda de actividades basada en hábitos y automatismos, y seguimos sumando sobre ella lo nuevo. Esto tiene un costo alto en términos de tiempo, eficiencia, productividad, concentración ¡y ni hablar de la calidad de vida!

Para evitar la sobrecarga de trabajo y el desorden necesitamos salir de esa inercia y pensar estratégicamente cuáles de las incontables actividades que hacemos siguen teniendo sentido para lo que necesitamos hoy. ¿Siguen vigentes los mismos encuentros, informes y tareas? Quizás haya algunas cosas que, el año pasado, eran adecuadas y necesarias. Nos movían en la dirección hacia la que queríamos ir y por eso tenían un lugar en nuestras agendas. Pero hoy es probable que ya estemos en otro lugar, que en este año hayamos evolucionado, madurado y aprendido, y necesitemos otras cosas.

En sincronía, quienes nos rodean también fueron haciendo sus procesos de cambio y el contexto -volátil, acelerado- ya no sea el mismo de antes. Quizás sea hora de mirar con atención nuestras sobrecargadas agendas para tamizar, eliminar, reformular y refrescar lo establecido y hacer lugar a lo nuevo, en sintonía con lo que es útil hacer en el contexto actual.

Rediseñar la agenda para hoy: no es la misma fórmula para todo el mundo

Pensemos en los calendarios de encuentros programados de trabajo, tanto los que convocamos o a los que somos convocados. Ya sea que los hayamos diseñado nosotros mismos, que hayan sido pensados por otros o formen parte de la cultura de la organización en la que trabajamos, muchas veces los mantenemos sin sentido, por falta de tiempo para repensarlos o "por las dudas".

Hace unos días, Diego, gerente general de una compañía, se preguntaba: ¿Sigue siendo útil, hoy, mantener un esquema de encuentros semanales con cada una de las personas que me reportan? Quizás hasta hace un tiempo, con menos madurez en algunos de los que formamos parte del equipo, era importante. Hoy, que ya han logrado confianza y algunas personas se manejan con mayor autonomía, este esquema quizás es una interferencia para su ritmo de trabajo. ¿No sería más liberador y productivo para todos reprogramar esos espacios?

No hay una frecuencia que sea ideal, no es la misma fórmula para todo el mundo. La agenda más efectiva es aquella en la que el ritmo de los encuentros está alineado al contexto presente, entendiendo el momento evolutivo en que se encuentra cada uno de acuerdo con su rol, el vínculo entre ambos Y el contexto que los rodea.

Dejar de acumular "comunicación basura"

De los informes que recibimos o pedimos, ¿cuántos tienen sentido en el contexto de hoy? ¿Conviene seguir haciendo lo mismo y con la misma frecuencia que antes? El tiempo es escaso y seguramente tenemos mejores cosas que hacer que poner tanto esfuerzo en producir o leer algo de lo que no sacamos nada, o sacamos muy poco.

Buena parte de los grupos de mails y chats en que participamos comenzaron en su momento con un objetivo específico, pero luego se fueron desvirtuando. ¿Hoy nos sigue interesando estar en esa lista de distribución y que nos sigan copiando en todo?

Sin darnos cuenta, muchas veces acumulamos "comunicación basura". Este es un buen momento para darnos de baja de los circuitos que no nos interesan ni agregan valor a lo que hacemos.

Elegir qué "sí" y qué "no"

El desorden es igualador. La sobrecarga de encuentros, sistemas de información y tareas nos impide ver las prioridades y concentrarnos en los resultados que buscamos.

Usemos estos primeros meses del año para filtrar, despejar y reordenar estratégicamente nuestras agendas. Evaluemos qué estamos cargando de más, qué nos retiene y eliminemos o reformulemos lo más posible. Que resalte el contraste con aquello que necesitamos hacer hoy, teniendo en cuenta los cambios por los que pasamos nosotros mismos, los demás y el contexto.

Refrescar la mente

Refrescar la agenda de actividades es refrescar la mente. Filtrando y reordenando lo viejo, lo acostumbrado y lo inútil liberamos espacio a lo nuevo, a lo que hoy es adecuado y relevante. Así, no sólo recuperamos horas para ser más eficientes, productivos y creativos: también podemos ganar un margen, en el trabajo y fuera de él, para hacer más de las cosas que disfrutamos.

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